Avec l'essor du travail hybride, la définition de l'espace de travail traditionnel s'est étoffée. Alors que cela concernait auparavant exclusivement le bureau, la salle de conférences ou le poste de travail, il s’agit désormais de l’endroit où un employé peut se concentrer et accomplir son travail, que ce soit à la maison, au bureau, dans un espace de coworking, à l’hôtel, etc. Une récente étude de l’ANDRH (Association Nationale des DRH) vient confirmer cette tendance, 76 % des répondants estiment que proposer des modalités de travail hybride est important voire indispensable. À mesure que les enjeux technologiques progressent, on voit émerger des tendances sur la manière dont les entreprises doivent préparer leurs espaces de travail pour l'avenir, les meilleures pratiques à adopter et comment évaluer les résultats de leurs améliorations.

Revisiter les espaces communs est la clé pour assurer la pérennité de ces lieux

Pré-Covid, une grande entreprise disposait souvent d’une ou deux grandes salles de conférences et de quelques autres salles plus petites pour des réunions internes. Bien évidemment ces salles vont perdurer mais se verront doter d’outils technologiques pour permettre de réaliser des réunions hybrides sans que les personnes qui sont en dehors de l’entreprise se sentent traitées différemment de celles qui sont in situ. Il faut que les dirigeants pensent inclusivité partout où ils peuvent la mettre en place.

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Ces espaces physiques doivent être accessibles aisément que cela soit un bureau pour la journée, une salle de réunion pour deux heures ou un espace privatif si besoin. Pour que les employés se sentent aussi bien au bureau que chez eux, il faut que tout soit facilité pour s’organiser au mieux en mode physique, à distance ou hybride.

Enfin, des locaux bien agencés ne sauraient se passer d’espaces communs, tels qu'une cuisine avec un frigo rempli de boissons fraîches en plus du traditionnel café/thé et quelques collations qualitatives, une salle de repos ou une salle de jeux. Ces derniers servent de lieu de réflexion et de partage d’idées dans une atmosphère informelle – ils sont également parfaits pour rencontrer ses collègues en petit comité et pour les événements d'équipe !

Optimiser l'espace de travail à distance pour offrir une qualité équivalente à celle du bureau

Le bureau offre un excellent environnement avec des espaces spécialement conçus pour les réunions et la collaboration et du matériel de qualité. Cependant, les salariés à distance ne sont pas toujours bien installés, ce qui peut impacter sur leur moral et aussi sur leur productivité. En fournissant des équipements qualitatifs similaires à ceux de l’entreprise, les employés seront dans des conditions optimales et opérationnels comme au bureau.

Quelques chiffres : 90 % des Français souhaitent maintenir une alternance entre présentiel et distanciel (étude Upfeel - mars 2022) et plus précisément ils aspirent à travailler davantage à distance, en moyenne 1,8 jour par semaine, contre 0,9 jour actuellement (étude pour la Fondation Jean Jaurès - janvier 2022). 35% des Français sondés envisagent de quitter leur poste dont 42 % pour les moins de 35 ans si leur entreprise ne leur accorde pas de travailler en mode hybride (récente étude OpinionWay). Il faut donc repenser les espaces de travail au sens large qu’ils soient au bureau, à domicile ou offrir la possibilité d’accéder à des espaces de coworking pour ceux qui ne veulent pas ou ne peuvent pas être chez eux. Le maître mot est la flexibilité tout en assurant le confort des salariés afin de conserver les talents en interne.

Miser sur les communications unifiées pour plus de cohérence et de flexibilité

L'espace de travail ne dépend plus de l’endroit où se trouve le bureau - il est là où se trouvent les effectifs. L'un des moyens les plus efficaces pour favoriser l'épanouissement et donc la performance des employés, tant au bureau qu'à distance, est de mettre en place une solution de communications unifiées taillée pour l’entreprise. Cela permet de créer une expérience technologique cohérente et d'intégrer la flexibilité pour tous.

Il est primordial de choisir une plateforme de communications qui dispose de certaines fonctionnalités comme la hotdesking par exemple, qui donne aux employés hybrides la possibilité de consulter et réserver les ressources sur site telles que les salles de conférences, les bureaux et autres équipements. Il est également important de recourir à une solution offrant une interface utilisateur cohérente. En ayant accès aux mêmes caractéristiques et fonctionnalités qu'ils soient à la maison, au bureau ou quelque part entre les deux, quel que soit l’appareil qu’ils utilisent ou l'endroit où ils se trouvent.

S’auto–évaluer est primordial pour assurer à l’entreprise qu’elle satisfait ses équipes

Une fois que vous avez incorporé de nouvelles technologies et solutions pour renforcer la collaboration au sein de votre entreprise, comment pouvez-vous savoir si elles ont réellement l'effet désiré ? Il faut mettre en place des questionnaires de satisfaction et aussi prendre en compte les metrics visibles comme les plaintes sur le matériel, les pannes, le fait de manquer d’espaces communs, etc.

Les meilleures données sont celles obtenues auprès des équipes en direct : les enquêtes sont parfaites pour combler les lacunes en matière d'amélioration. Elles peuvent fournir des demandes communes ou individuelles de matériel ou un besoin en termes de fonctionnalités, indiquer certaines opportunités manquées et signaler les processus ou technologies inefficaces.

L’avenir du travail s’annonce hybride et les organisations ont tout intérêt à développer une philosophie axée sur la flexibilité. Cela ne peut qu’impacter positivement le bien-être des employés et par conséquent, l’efficacité et la productivité qui en découlent.