On l’entend de toutes parts, et ce n’est plus à prouver : la pandémie de Covid-19 a remis en jeu les pratiques touristiques à tous les niveaux. Compagnies aériennes, agences de voyages, hôteliers, consommateurs finaux, tout le monde est concerné et tente de s’adapter, depuis le retour à l’accalmie, aux nouvelles méthodes et nouveaux besoins de voyages.

Ces nouveaux besoins ne sont en réalité pas si récents que ça : l’enjeu climatique, par exemple, existait déjà bien avant la crise du Covid-19. Seulement, ces défis-là étaient davantage mis de côté, on était plus concentrés sur la croissance et les ressources humaines. Néanmoins, dans cette ère post-Covid, on remet au centre ce sujet, entre autres problématiques à prendre en compte, tels que le retour de l’inflation ou encore le contexte géopolitique. Adapter discours et comportement, en tant qu’entreprise, est devenu inévitable.

Ceci étant dit, une autre cible du secteur touristique a été touchée par la crise sanitaire : les Travel Managers, qui sont chargés d’animer et d’organiser les déplacements professionnels des membres de l’équipe. Cette tâche qui demandait déjà organisation et rigueur, est devenue aujourd’hui une mission à plus grande envergure, emprunte de nouveaux défis.

Formalités administratives, nouveaux outils, nouvelles attentes, évolution des politiques voyages, sécurité des voyageurs d’affaires… découvrez dans cette tribune l’évolution du traitement des déplacements internationaux des équipes et comment simplifier la mission quotidienne des Travel Managers.

Digitalisation des procédures et maîtrise des coûts

La gestion des formalités liées aux voyages d’affaires, telles que les documents légaux à jour, les vaccins ou encore les formulaires de santé, font partie intégrante du travail du Travel Manager, et constituent une étape indispensable à l’organisation du séjour d’affaires du professionnel désigné pour se déplacer. Il est essentiel que le voyage d’affaires du collaborateur se déroule sans entraves administratives, de son départ jusqu’à son retour. Ainsi, au-delà de gérer la logistique du déplacement (transport, hôtel…), le Travel Manager doit également anticiper les formalités administratives nécessaires au déplacement du collaborateur, dont le passeport ou encore le e-Visa. En effet, un grand nombre de destinations proposent maintenant aux professionnels d’obtenir un document de voyage électronique pour pouvoir accéder à leurs territoires. La dématérialisation et la digitalisation des procédures viennent simplifier le travail des Travel Managers et la vie des collaborateurs, sachant que les demandes de visas digitaux et d’autorisations de voyage électroniques se font entièrement en ligne. Aussi, l’accès immédiat aux bonnes informations, au bon endroit et au bon moment est essentiel : les connexions à différentes APIs peuvent permettre aux Travel Managers d’avoir accès à des informations à jour, de gagner un temps précieux dans l’exécution de leurs tâches et de répondre aux interrogations de leurs collaborateurs.

L’inflation, la pression environnementale, le conflit en Ukraine… tout autant de facteurs qui viennent impacter les budgets des Travels Managers. En 2023, la maîtrise des coûts, en amont et pendant le séjour, prend tout son sens : en tant qu’employeur, on tente de minimiser ses dépenses, mais aussi son impact écologique, en allouant des budgets pour des déplacements utiles et réfléchis. La gestion des notes de frais est également une étape cruciale dans la gestion des voyages d’affaires. Elle permet de garantir la transparence, la conformité et la maîtrise des dépenses engagées par les collaborateurs lors de leurs déplacements professionnels. Du côté du Travel Manager, il est alors essentiel d’établir une politique des notes de frais claire et précise concernant les dépenses autorisées et les limites budgétaires. L’utilisation d’un système ou d’un logiciel de gestion des notes de frais peut faciliter le processus. Ces outils permettent aux collaborateurs de soumettre électroniquement leurs dépenses, de les catégoriser et de télécharger les reçus de manière organisée. La centralisation des informations est un indispensable aujourd’hui pour faciliter la tâche des Travel Managers.

Le juste équilibre entre business et loisirs

Quelle que soit la destination, le voyage d’affaires contribue à l’épanouissement des collaborateurs et à rompre la monotonie du travail, ce qui peut servir de levier de motivation.

Les déplacements professionnels de plus de vingt-quatre heures offrent du temps libre durant lequel les collaborateurs peuvent faire valoir leur droit à la déconnexion et ainsi, vaquer à leurs occupations personnelles, dans un nouvel endroit qu’ils prennent plaisir à découvrir. On parle alors de séjour bleisure. Avant le Covid-19, le bleisure n’était qu’un concept. Aujourd’hui, cette nouvelle façon de voyager est totalement démocratisée.

Effectuer de longs trajets, se retrouver loin de chez soi, subir un décalage horaire et s’adapter à un nouvel environnement : toutes ces contraintes entraînent fatigue et stress, qui ont un impact négatif sur la productivité. Afin de travailler dans des conditions optimales, il est essentiel pour le collaborateur de s’accorder des moments de repos. Aussi, l’organisation de déplacements professionnels pour des événements d’entreprise implique souvent la participation de plusieurs collaborateurs. Bien que ces déplacements soient destinés à des fins professionnelles et ne relèvent pas du simple teambuilding, ils favorisent néanmoins la cohésion d’équipe et renforcent les liens entre les employés. Le Travel Manager doit pouvoir utiliser les nouveaux moyens mis à sa disposition pour organiser le déplacement de plusieurs personnes en même temps, et peut participer à l’organisation des temps off.

D’autre part, dans le cadre des déplacements professionnels, il est courant de voir une nouvelle génération de travailleurs qui aspire à bénéficier d’une expérience de voyage similaire à celle qu’ils choisissent pour leurs séjours personnels. On fait face ici aux nouvelles attentes des voyageurs d’affaires, auxquelles le Travel Manager est obligé de se plier, dans la mesure du possible. On retrouve ainsi des collaborateurs de plus en plus alignés avec les valeurs de leur entreprise, qui ne souhaitent pas se déplacer à l’international si l’objectif du séjour peut être atteint d’une façon alternative, en restant au bureau ou en télétravail. Le “moins mais mieux” ne concerne pas que les particuliers.

Le défi environnemental également valable pour les entreprises

Aujourd’hui, dans le domaine du voyage, on cherche beaucoup à retrouver les chiffres d’avant-Covid en termes de nombre de séjours réservés. Ceci étant dit, les professionnels ne peuvent plus réfléchir ainsi. Concernant les voyages d’affaires, on va plutôt se poser ces questions : “Mon déplacement professionnel est-il réellement utile et indispensable ? Si oui, quel moyen de transport vais-je privilégier ?”. À ce propos, on fait face à une accélération de l’ouverture à la concurrence du marché européen du rail, où des nouvelles liaisons inter-Europe sont créées par les acteurs du ferroviaire. L’idée étant d’intégrer ces nouveaux services de manière à ce que les entreprises puissent proposer à leurs voyageurs d’affaires des alternatives « train » partout où cela est possible, en vue de réduire leurs émissions de CO2. Aux Travel Managers de rester attentifs à ces nouvelles façons de se déplacer. Ceci étant dit, cela implique-t-il de stopper les déplacements longs-courriers ? À l’instar de plus en plus d’agences de voyages de loisirs qui ne sont plus que sur les créneaux des séjours courts et moyens séjours…

Aussi, dans un monde professionnel hautement digitalisé, de nombreuses interactions se déroulent dorénavant à distance. Du côté B2B, les professionnels établissent des contacts via LinkedIn, se réunissent sur Zoom, négocient par e-mail et concluent des contrats électroniques. Les nouvelles techniques et les nouveaux outils de travail deviennent depuis plusieurs mois des réflexes pris par les professionnels, qui remettent en question l’utilité des déplacements professionnels : démocratisation du télétravail, bureaux virtuels, conférences en ligne, outils de visioconférence qui évoluent rapidement pour offrir des expériences plus immersives, interactives et collaboratives.

Malgré les points cités ci-dessus, il apparaît que les déplacements professionnels conservent leur importance centrale dans le monde de l’entreprise. Qu’à cela ne tienne ! Les Travel Managers doivent en revanche porter la voix en participant à la création d’une politique RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) et bien sûr, en la respectant à la lettre pour montrer l’exemple et engager les professionnels en déplacement. La création et le respect d’une politique RSE sont essentiels pour les entreprises soucieuses de leur impact sur la société et l’environnement. Cela fait suite à une prise de conscience suite à la pandémie, que ce soit au niveau des entreprises, que des particuliers qui sont aussi des professionnels, et qui souhaiteraient, dans la mesure du possible, reproduire les efforts faits dans leur vie privée dans leur vie professionnelle, comme évoqué plus haut.

La confidentialité des données des voyageurs

Dans le cadre de la politique RSE, une autre question vient se poser : celle de la confidentialité des données des voyageurs d’affaires. Appliqué depuis 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données devient de plus en plus un réflexe pour entreprises et consommateurs. Ceux-ci prêtent davantage attention à l’utilisation de leurs données et sont de moins en moins enclins à partager ces informations privées. De même pour les entreprises qui souhaitent trouver des partenaires “GDPR-compliant”. Dans le cas des Travel Managers, 3 questions majeures doivent se poser :

  • Pourquoi ce sujet est-il important pour un Travel Manager ? En tant qu’employeur, il incombe à l’entreprise de mettre en place des mesures de sécurité et de confidentialité appropriées pour protéger les données personnelles de ses collaborateurs. Cela inclut la sécurisation des appareils et des réseaux utilisés pendant les déplacements professionnels, ainsi que des politiques et des procédures claires pour la gestion des données personnelles. Le Travel Manager doit suivre ces procédures.
  • Comment faire respecter le RGPD à ses collaborateurs ? Il est possible d’organiser et d’animer un atelier à propos du RGPD pour sensibiliser l’ensemble de l’équipe. Cela permet en plus de passer un moment de cohésion entre collègues.
  • Comment trouver les bons partenaires ? La recherche doit être guidée par l’éthique et la pertinence des partenaires sollicités. Au mieux, il convient de demander un agrément RGPD au partenaire pour attester de son engagement.

Aujourd’hui, les professionnels du tourisme doivent faire preuve d’adaptabilité, ce qui leur permettra de rester compétitifs, de répondre aux besoins changeants des voyageurs d’affaires, de naviguer dans un environnement complexe et de saisir les opportunités qui se présentent.

Les Travel Managers doivent être ouverts au changement, faire preuve d’imagination, par exemple en sollicitant des partenaires innovants et solides, et ce, pour verrouiller également leur place au sein d’une entreprise : on pourrait penser, au vue des enjeux climatiques notamment, que leur rôle n’a plus grande valeur. C’est faux ! Les opportunités pour diversifier leurs tâches sont finalement nombreuses : RSE, mesure de la satisfaction du collaborateur-voyageur, gestion du risque, de la sécurité et des formalités complexifiées… Le Travel Manager est par nature à un carrefour d’informations qu’il doit savoir manier, partager mais aussi analyser et adapter en fonction des priorités des objectifs de l’entreprise.

La digitalisation des procédures pour la mission quotidienne du Travel Manager s’avère aujourd’hui indispensable. Au vue de tous les enjeux et problématiques actuels, il convient de déléguer un maximum et de travailler en binôme avec des intermédiaires experts. La gestion des formalités administratives de voyage, par exemple, est historiquement sensible et est devenue encore plus complexe depuis la pandémie de Covid-19. Par ailleurs, quand des acteurs technologiques historiques baissent le rideau, il s’agit de rebondir et d’accorder sa confiance à un tiers expert des processus technologiques pour conserver des facilités de gestion des déplacements des collaborateurs.

Travel Managers, l’équipe de Visamundi vous aide à centraliser les données de voyages de vos collaborateurs, tout en garantissant leur sécurité, et à avoir accès à des informations sur l’activité administrative en temps réel.