Dans le but d'aider et d'accompagner les professionnels du recrutement dans l'application des règles relatives au Règlement général sur la protection des données (RGPD), un guide a été édité. Avec l'essor de nouveaux canaux d'embauches liées aux nouvelles technologies, la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) a décidé de le modifier ce 30 janvier pour le mettre au goût du jour.

Les recruteurs conseillés par la CNIL autour de la protection des données personnelles

C'est au début des années 2000 que la CNIL propose ses conseils « relatifs à la collecte et au traitement d’informations nominatives lors d’opérations de recrutement ». Ces recommandations ont pour but de permettre aux candidats à un poste de conserver la confidentialité de leurs données personnelles qui sont alors manipulées par divers acteurs du recrutement.

Plus de vingt ans plus tard, les canaux de recrutements se sont diversifiés, les outils de communication afin de passer les entretiens également. Aujourd'hui, postuler sur les réseaux sociaux à l'instar de LinkedIn ou grâce à des moteurs de recherche spécialisés comme indeed est de plus en plus courant. Les logiciels de visioconférence permettent souvent la réalisation de pré-entretiens avec un candidat sans qu'il ait besoin de se déplacer sur site.

Enfin, la CNIL précise que l'utilisation du numérique « a entraîné la constitution de bases de données d’un volume important permettant l’utilisation de l’intelligence artificielle ou encore le recours à des outils pour évaluer le savoir-être et prendre en compte les soft skills des candidats ». Les recommandations faites par la CNIL il y a vingt ans ne prennent pas forcément en compte le RGPD dont la mise en vigueur date de 2018.

De nouvelles fiches viennent répondre aux questions des recruteurs

En prenant en compte l'ensemble de ces évolutions, le gendarme français de la protection des données a décidé de mettre à jour son guide pour les recruteurs. Dans son communiqué, la CNIL explique que son guide a pour vocation d'aider les acteurs du recrutement à se mettre en conformité avec le RGPD. Composé de 19 fiches, il permet aux professionnels du secteur d'avoir accès à un rappel des fondamentaux autour des règles du RGPD dans le domaine du recrutement.

Comment un recrutement doit-il documenter ses traitements de données ? Quelles informations peuvent être utilisées ? Dans quel contexte ? Qui peut avoir accès aux informations personnelles collectées sur les candidats ? etc. De nouvelles fiches viennent s'ajouter à celles déjà existantes et permettent de répondre aux différentes questions des recruteurs autour de l'utilisation de nouvelles technologies.

Avec le RGPD, les professionnels du recrutement sont obligés de traiter avec parcimonie l'ensemble des données qu'ils récupèrent et classent dans leurs dossiers ou leurs serveurs. À titre informatif, ce cadre législatif s'applique à tout type de support. Ainsi, une note manuscrite contenant des données personnelles, conservée par le recruteur, est soumise à ce règlement.