Si vous deviez donner une note sur 10 à votre dernière réunion, vous lui mettriez combien ? À coup sûr, vous ne seriez pas objectif ! C’est pourquoi Microsoft travaille depuis 2018 sur une application pour mesurer de manière plus neutre la qualité des réunions. C’est en tout cas ce que l’on peut lire dans les brevets identifiés par le site GeekWire. Baptisé « Meeting insight computing system », le but de cet outil n’est pas seulement d’attribuer une note mais d’en tirer des conclusions pour faire mieux la prochaine fois.

Évaluer les réunions à partir du langage corporel

Concrètement, comment ça marche ? Ce système informatique doté notamment d’une intelligence artificielle est capable d’analyser les émotions des participants à travers le langage corporel. Est-ce que la personne sourit ? Est-ce qu’elle regarde régulièrement son téléphone ? Est-ce qu’elle participe ? L’outil prend aussi en compte d’autres paramètres comme le nombre des participants, l’heure de la réunion, la température, etc. Tout ça à travers la vidéo pour une réunion virtuelle ou bien à l’aide de caméras et de capteurs dans le cas d’une réunion en présentiel.

Schéma décrivant le système informatique pour évaluer la performance d'une réunion par Microsoft.

Image : Microsoft Diagram / USPTO

À travers toutes ces informations, l’outil devrait ensuite être capable non seulement d’évaluer l’efficacité d’une réunion mais proposer aussi des clés pour animer efficacement une réunion. Il pourra alors suggérer des moments différents, des lieux plus appropriés ou encore des personnes alternatives afin que le prochain rendez-vous soit plus efficace.

Huit heures de réunion en moyenne par semaine

Réduire le nombre de réunions et les rendre plus productives, voilà une problématique que cherche à résoudre bon nombre d’entreprises. Surtout quand on sait qu’un salarié de bureau passe en moyenne 8 heures par semaine en réunion, selon une étude de Barco et Circle Research menée en 2019. Pire encore, d’après cette même étude, 56% des personnes interrogées considèrent ce temps passé comme inutile. C’est dire qu’il y a urgence !

Or, rendre le travail plus productif est devenu l’une des priorités de Microsoft. Le géant du numérique multiplie les outils pour mieux travailler en équipe, notamment à travers l’application Teams. Cette dernière est dotée de plusieurs options pour rendre les réunions en visioconférence plus efficaces comme le mode “Together”, l’option de main levée ou encore la possibilité de flouter son arrière-plan.

La productivité au détriment des données personnelles ?

La dernière innovation en date a pourtant fait l’objet d’une polémique. Il s’agit d’un outil pour calculer la productivité sur l’utilisation des logiciels de la suite Microsoft 365. Le problème ? Certains craignent que l’outil ne serve à surveiller les employés. La multinationale informatique s’est pourtant défendue, précisant que les données peuvent être rendues anonymes. Seulement, cette option n’est accessible qu’aux managers. Ce n’est par la première fois qu’un outil de Microsoft est épinglé pour des soucis liés à la vie privée : en mai 2020, Teams rejoignait Zoom et d’autres applications sur le banc des mauvais élèves sur la gestion des données personnelles.

Avec son nouvel outil pour noter les réunions, Microsoft risquerait de se heurter à des inquiétudes similaires. D’autant plus que l’utilisation de caméras dans les bureaux donne à son application des airs de Big Brother. Soyez rassurés : la nouvelle innovation n’est encore qu’à l’état de brevet et donc loin d’être commercialisée.