La période que nous vivons est exceptionnelle, quel que soit l’angle sous lequel nous l’analysons. En entreprise, la première conséquence du confinement a été le passage forcé, maladroit et souvent bâclé au télétravail pour tous les collaborateurs qui pouvaient travailler à distance. L’impact négatif d’une telle transition sur l’expérience employé peut alors se révéler dévastateur.

Mais heureusement, un outil peut littéralement sauver la vie des entreprises : Workplace, la plateforme collaborative de Facebook. Pour réussir son passage sur Workplace, suivez le guide (ou faites-vous accompagner par des experts).

Le télétravail imposé, une situation compliquée en entreprise durant la crise du Covid-19

Pour des raisons de sécurité et de santé publique, les entreprises dont les collaborateurs ont la capacité de travailler depuis chez eux ont instauré en quelques jours le télétravail pour leurs équipes.

Le problème, c’est qu’un tel changement ne peut se faire avec succès du jour au lendemain : certaines organisations mettent des mois avant de structurer le télétravail partiel de certains employés en temps normal… tandis que d’autres n’y parviennent jamais.

Plus l’entreprise est avancée dans sa transformation digitale, plus elle limite les dégâts

Des entreprises immatures technologiquement et organisationnellement, une crise sanitaire sans précédent et des mesures gouvernementales strictes : voici le cocktail parfait pour que l’expérience collaborateur subisse un coup mortel.

Soyons clairs : en soi, le télétravail a de nombreux atouts : réduction des temps de trajet, moins de stress lié aux déplacements, gain de temps, économies financières, possibilité d’aménager son mode de travail et même une meilleure productivité selon les collaborateurs eux-mêmes.

Mais les résultats d’une transition mal gérée et d’un télétravail imposé dans de mauvaises circonstances peuvent hélas être à l’origine de traumatismes irréversibles pour les collaborateurs et in fine, pour l’entreprise (risques psychosociaux qui peuvent survenir, notamment le stress).

Tout dépendra donc de la manière dont l’entreprise aura géré la situation.

Par ailleurs, le télétravail est aussi et surtout un mode de production dont la courbe d’apprentissage est importante : cela ne se fait jamais en l’espace de quelques jours. Il faut un plan d’accompagnement important, tant au niveau psychologique, stratégique et technologique. La sécurité des données est également au centre de cette transition.

Sans oublier la culture d’entreprise, qui joue un rôle dans toutes les transitions. Pour que la mise en place du télétravail soit un succès, il est vivement recommandé de créer une culture d’entreprise à distance, rassemblant les collaborateurs sous la même bannière et au-delà des murs de l’entreprise.

Notons également que d’une manière générale et davantage encore en cette période si spéciale, la confiance dans le manager, dans le process et dans l’entreprise est essentielle. 

Bien gérer cette situation permet d’éviter la tant redoutée crise de confiance et ses effets dévastateurs sur l’expérience collaborateur.

Au final, tout cela nous ramène à la transformation digitale pure et dure : les sociétés qui l’ont amorcée depuis longtemps ont une longueur d’avance, alors que celles en retard sur leur digitalisation souffrent de la crise actuelle, car le télétravail est soit impossible, soit compliqué, ce qui engendre d’immenses pertes financières.

“Ce n’est pas faute de les avoir prévenus ces dernières années. À croire que c’est après l’avoir heurté qu’on voit (et qu’on sent) le mieux le platane !” Manuel Diaz, Président Emakina

Workplace, l’outil de Facebook qui connecte les collaborateurs, où qu’ils soient

Forcer le télétravail dans une organisation qui n’est pas prête, c’est notamment supprimer d’un coup les off de la machine à café et tout l’informel, or, l’humain reste 80% de l’efficacité d’une entreprise. Si les besoins de base ne sont plus comblés et que le lien social est rompu, dans ces conditions, la sortie de la crise divisera les collaborateurs en 2 camps : les convaincus et les écoeurés.

Mais tout n’est pas perdu, même si l’entreprise accuse un certain retard, il reste possible de le rattraper en passant efficacement sur Workplace, la plateforme professionnelle collaborative de Facebook.

Capture d'écran de la discussion sur Facebook Workplace

Capture d’écran de la discussion sur Facebook Workplace. Image : Facebook.

En effet, le lien social est tout en bas de la pyramide de Maslow de la collaboration. La proposition de valeur de Workplace est donc simple, mais tenue : permettre aux collaborateurs de s’y retrouver facilement et de continuer à collaborer au mieux grâce au partage fluide d’informations.

Workplace peut vite devenir le meilleur allié d’une expérience collaborateur de haut niveau.

L’autre bonne nouvelle, c’est que le switch est rapide grâce à la rapidité de déploiement de la solution Workplace, sa facilité de prise en main et le gain en souplesse (après tout, nous savons toutes et tous utiliser Facebook).

IBM, Google ou Facebook ont la culture pour le faire, cela fait partie de leur ADN et ils ont toujours été taillés pour le télétravail. Mais vous, avez-vous la culture pour ? Avec Workplace, quoi qu’il en soit, les collaborateurs peuvent vraiment bénéficier des bienfaits du télétravail et ne plus le subir. D’ailleurs, pas d’inquiétude, des spécialistes sont là pour vous aider dans cette transition.

EN SAVOIR PLUS

Réussir son passage sur Workplace en 4 étapes

Instaurer un télétravail bien supporté nécessite d’installer les infrastructures et les process nécessaires, de développer les outils technologiques adaptés, de faire rapidement évoluer la culture d’entreprise et d’accompagner individuellement chaque collaborateur.

Bien mener son passage sur Workplace requiert donc 4 étapes… mais chaque chose en son temps.

1. Évaluer la situation

Tout commence par un audit de la situation actuelle, même s’il y a urgence et que les circonstances poussent à la précipitation. Mais prendre le temps de faire un bilan complet et profond est important pour évaluer ce dont l’entreprise a besoin de la part des managers, selon les besoins des équipes.

Ce sont des visions souvent distinctes, d’où l’importance de comprendre leurs similitudes et leurs divergences pour ensuite faire évoluer la culture d’entreprise. Parce que si la direction, les managers et les collaborateurs sont à la source de la culture d’entreprise, cette dernière les influence en retour.

Qui dit évaluation de la situation dit également identification des use cases et des groupes d’une part, et des leaders et des role models d’autre part.

2. Tenir compte de la culture d’entreprise

La culture d’une organisation peut faciliter ou pénaliser le déploiement du télétravail (et de la transformation digitale en général).

Si la culture d’entreprise est très axée sur le présentéisme (ce mal bien français), c’est un problème qui pourrait nuire au développement de la culture du travail à distance. Entre ces 2 mondes, c’est un véritable choc des cultures (d’entreprise).

Chez Emakina, il existe justement un test pour évaluer si les collaborateurs sont matures pour le télétravail. Ne perdez pas de temps : la digitalisation des métiers et des process n’est plus une option, il doit faire partie intégrante de votre culture d’entreprise.

Pour que la DSI tienne la charge et que tous les services s’adaptent au changement de mode de travail, Workplace est un outil de centralisation très utile, car l’information y est très facilement accessible et échangeable. L’outil peut donc devenir un allié de poids pour faire muter votre culture d’entreprise vers une vision plus digitale et nomade.

À l’heure du télétravail imposé, il n’y a plus de place pour le légendaire « 18h, t’as pris ton aprem’ ? ».

3. Savoir identifier les freins

Passer à Workplace, ce n’est pas seulement installer l’outil. C’est aussi transformer l’entreprise pour lui faire adopter en douceur le nouveau mode de travail qu’est le remote.

Les freins au déploiement du télétravail peuvent ainsi être de 2 natures :
– Des freins de la part des équipes (autonomie, accès à l’information sécurité des données, compétence personnelle, peur de penser qu’on ne travaille pas assez, etc.) ;
– Des freins techniques (entreprises sensibles où la sécurité prime, retards technologiques, etc.).

Et si la clé du télétravail était d’être capable de maintenir les mêmes niveaux de rigueur chez les collaborateurs chez eux comme au bureau ? La conduite du changement dans le cadre du passage au télétravail via Workplace notamment ne peut alors se faire sans un accompagnement massif.

Prenons l’exemple d’une entreprise classique. Alors que toutes les équipes passent en télétravail… la DSI se rend compte que leur VPN ne tient pas la charge. L’entreprise doit alors créer des plages horaires pour gérer les connexions. Très pratique, n’est-ce pas ?

Heureusement, avec Workplace, tout est plus simple.

4. Favoriser l’engagement

Utiliser Workplace comme un moyen d’engagement des employés permet d’identifier certains comportements invisibles jusqu’alors.

Encouragements, interactions sociales et soutien moral sont essentiels pour que le manager puisse accompagner au maximum les collaborateurs. Mais en amont, une action spécifique sur les managers est requise afin de partir du sommet de la pyramide hiérarchique et organisationnelle.

Concrètement, comment favoriser l’engagement, et ainsi valider avec succès le passage sur Workplace ? D’abord, en aidant à la prise de parole : le collaborateur doit pouvoir se sentir écouté, et surtout, entendu. Cela signifie que derrière, l’entreprise agira en conséquence de ce qu’elle a identifié.

Puisque chaque entreprise est unique, chaque situation est différente. Mais la culture du feedback et la présence du manager (au sens de “soutien”) sont des piliers pour développer l’appropriation naturelle de l’outil.

Et puis, l’engagement collaborateur est l’une des conditions sine qua none d’une excellente expérience collaborateur…

“Il n’est pas encore trop tard pour se réveiller et éviter la gueule de bois. Ceux qui auront raté ce coup ci ne seront peut être plus là pour se dire qu’ils y penseront la prochaine fois.” Manuel Diaz, Président Emakina

Plus le retard accumulé sur la transformation digitale de l’entreprise est important, plus la mise en place du télétravail sera difficile. Avec Workplace, il est possible d’aller vite et de surmonter avec une relative simplicité les obstacles rencontrés par de nombreuses organisations. Il reste toutefois capital de faire évoluer la culture d’entreprise et d’engager les collaborateurs. Et encore une fois, l’accompagnement est au centre de l’équation (cela compte également pour vous).

EN SAVOIR PLUS