Le RGPD, Règlement Général européen sur la Protection des Données personnelles, est entré en vigueur le 25 mai 2018. Une course contre la montre a alors démarré pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Quelques conséquences outre-Atlantique ont même poussé certains médias à bloquer leur accès aux internautes européens. Quoi qu’il en soit, pour une société, la mise en conformité au RGPD impose une préparation et une organisation minutieuse. Dans l’objectif d’aider les DPO et de leur donner les outils adaptés à leur métier, Jamespot a créé Captain DPO.

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Comment fonctionne Captain DPO ?

Basé sur les solides fondements de Jamespot, Captain DPO est une solution SaaS destinée à faciliter l’organisation de la mise en conformité au RGPD. Grâce à un fonctionnement collaboratif, il permet de piloter en mode projet, tâche après tâche, l’instauration de chaque éléments destinés à mettre l’entreprise en règle.

Grâce à des applications agiles, il est possible d’y réunir les personnes ayant un rôle à jouer dans cette mise en conformité : les sous-traitants, les RSSI (responsable de la sécurité des systèmes d’information), les collaborateurs, les responsables de traitement, etc.

Selon la taille de l’entreprise, Captain DPO peut s’avérer plus qu’utile afin d’éviter d’avoir tout à gérer sur des tableurs Excel, ce qui constitue, à l’heure actuelle, la façon de procéder de nombreuses organisations. Dans le logiciel, vous pouvez mettre en place des registres pour la gestion des retraites, le changement de CRM, la mise en place d’un login sur votre site, etc. Au sein de chaque registre, le DPO précise quelle personne est responsable du traitement, qui est le représentant, qui est délégué(e) à la protection des données, et ensuite il peut lister les demandes à traiter.

Captain DPO

capture d’écran du tableau de bord de Captain DPO.

Chaque registre peut être dupliqué dans le cas où la gestion des retraites, et la gestion des recrutements, par exemple, aient le même socle. Cela évite de passer des heures à configurer un centre d’intérêt qui nécessite le même traitement qu’un autre. Aussi, il est possible de générer automatiquement un rapport (en pdf) sur l’avancée du registre.

Captain DPO

Capture d’écran d’un registre sur Captain DPO.

Captain DPO offre également la possibilité de centraliser l’ensemble de la documentation préparée et réalisée pour la mise en conformité de l’entreprise au RGPD.

Par son fonctionnement et sa simplicité, ce SaaS convient aussi bien à des PME, qu’à des grands groupes, ou encore à des cabinets de consulting qui déploie Captain DPO pour leurs dizaines de clients. Ainsi, on retrouve parmi les utilisateurs de cette solution des sociétés comme EDF, la CPAM, ou encore La Roche-Posay.

Enfin, l’aspect collaboratif se concrétise dans un volet communautaire. Les utilisateurs ont à leur disposition un forum d’échanges pour discuter avec des DPO, des avocats, des juristes, ou d’autres clients. Cela permet de ne pas avoir à poser une question au hasard sur LinkedIn. De plus, certaines des questions les plus posées viennent enrichir la FAQ de l’application. D’autre part, les utilisateurs peuvent accéder à des vidéos et des webinaires pour rester informés ou se former.

Des tarifs souples et adaptés à tous

Ce qui a séduit Lusis, et ce sur quoi insiste la solution, c’est de proposer un tarif adapté à la taille des entreprises. Captain DPO propose ainsi 3 offres/packs :

Des cas d’usages multiples

Société spécialisée dans les solutions transactionnelles, comptant plus de 120 collaborateurs, Lusis a utilisé Captain DPO pour se mettre dans les clous du RGPD. L’entreprises avait de nombreux besoins, mais clairement exposés :

  • Centraliser les informations ;
  • Attribuer les actions aux responsables de traitements de façon interactive ;
  • Suivre la mise en oeuvre de la conformité ;
  • Tracer les demandes des personnes concernées et les attribuer aux responsables de traitements ;
  • Simplifier les tâches de suivi du DPD (DPO) ;
  • Simplifier la fonction de ‘DPO-as-a-service’ ;
  • Ne pas être une charge financière importante.

Après un court temps de prise en main, il leur a fallu moins d’une journée pour commencer à entrer et implémenter les premiers registres à traiter. « Au final, Captain DPO nous a permis non seulement de gagner du temps sur la mise en œuvre mais également de pouvoir maîtriser les coûts de celle-ci, » précise Lusis.

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