Tout travailleur du savoir a été victime du courrier électronique. Les difficultés qu’il engendre prennent de nombreuses formes, mais nous avons tous une mauvaise aventure à raconter. Il s’agit peut-être de la fois où vous avez envoyé un rapport important à la mauvaise personne (comment pouviez-vous savoir qu’il y avait deux Jean Dupont dans votre organisation ?) Peut-être avez-vous, sans le vouloir, été exclu d’une chaîne d’e-mails cruciale sans vous en rendre compte alors que le projet a commencé depuis plusieurs semaines – et vous avez dû rattraper le temps perdu. D’autres, entre-temps, ont peut-être été victimes de l’un des 3,4 milliards d’e-mails d’hameçonnage envoyés chaque jour (en fait, 94 % des logiciels malveillants sont transmis par e-mail).

Ou peut-être en avez-vous simplement assez de supprimer les messages de réponse et de rechercher des informations dans votre boîte de réception alors que vous pourriez vous concentrer sur le travail pour lequel vous avez été engagé.

En 2022, nous n’avons plus besoin de nous infliger cela au travail. Il existe de meilleures façons de communiquer et de collaborer, plus agiles et plus adaptables. Par exemple grâce à un QG numérique, c’est-à-dire un espace centralisé qui simplifie le travail entre les collaborateurs, les systèmes, les partenaires et les clients. Son adoption permet d’éliminer les barrières géographiques et permet à ses utilisateurs de choisir où, quand et comment ils souhaitent travailler. Or l’e-mail n’a plus sa place dans une organisation ayant mis en place un QG numérique.

Alors pourquoi en sommes-nous encore si dépendants, et quels sont les avantages d’en finir définitivement avec cette technologie désuète ?

Pourquoi les organisations luttent pour échapper à l’e-mail

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles l’e-mail est si persistant dans les communications d’entreprise, des décennies après sa création. La principale est l’habitude culturelle : les entreprises utilisent l’e-mail parce que, eh bien, elles l’ont toujours utilisé ! Cela peut également être le signe de problèmes plus profonds, car le courrier électronique tend à être un élément central de suites logicielles plus larges qui n’ont pas été mises à jour de manière significative depuis des années.

Si nous avons pris l’habitude d’utiliser la messagerie par e-mail, c’est parce qu’il fut un temps (il y a longtemps) où elle répondait à nos besoins. Lorsque vous ne communiquiez qu’avec quelques personnes au sein de l’entreprise ou en dehors, et avant la montée en puissance des attaques de logiciels malveillants sophistiqués, le courrier électronique pouvait être efficient. Mais le travail a évolué depuis. Malheureusement, le courrier électronique n’a pas pu suivre.

Aujourd’hui, le travail est plus transversal, plus dispersé et plus flexible que jamais. Nombre d’entre nous sont désormais amenés à collaborer régulièrement avec des équipes situées dans différents services, fuseaux horaires et organisations. La nature rudimentaire de la boîte de réception – où chaque e-mail s’empile sur le suivant sans aucune notion de l’importance ou de l’urgence – n’est plus adaptée aux complexités du travail actuel.

Si la familiarité peut être attrayante à première vue, le coût en termes d’efficacité et de dépenses n’en vaut pas la peine. Plutôt que de se réfugier dans des outils désuets, il est préférable de se lancer à la découverte et d’essayer quelque chose de nouveau pour en tirer les bénéfices.

Et ce n’est pas une approche étrangère à la technologie ! Dans notre vie personnelle, nous utilisons des applications modernes et très bien conçues pour prendre des nouvelles de nos amis et de notre famille. Nous communiquons de manière dynamique au sein de groupes, nous partageons des photos, des vidéos, des messages vocaux… A quand remonte la dernière fois où vous avez eu une conversation strictement cantonnée aux SMS ? Il est temps d’exiger de nos outils professionnels le même niveau d’exigence que celui que nous demandons dans nos vies personnelles.

Exploiter les avantages d’un QG numérique sans e-mail

La résilience du courrier électronique tient en grande partie au fait que les vieilles habitudes ont la vie dure. C’est pourquoi, si vous êtes prêt à sortir de l’ère de l’e-mail, il est bon de vous rappeler, à vous et à votre entreprise, les avantages qui vous attendent.

L’un des principaux avantages de l’abandon des communications dans les boîtes de réception cloisonnées au profit d’une plate-forme de messagerie basée sur des canaux est que vous pouvez organiser le travail autour de sujets, de projets ou d’initiatives. La collaboration quotidienne est ainsi facilitée dans l’ensemble de l’organisation. Tous les membres d’un canal ont accès aux mêmes informations et peuvent voir instantanément les priorités, au lieu de passer des heures à fouiller dans une boîte de réception surchargée.

Il est également beaucoup plus facile de se mettre à niveau lorsque l’on travaille de manière asynchrone (c’est-à-dire lorsque les équipes ne collaborent pas en direct). Cette capacité à travailler de manière asynchrone est un pilier central des environnements de travail hybrides et flexibles d’aujourd’hui et des QG numériques connectés, inclusifs et agnostiques.

Chez Doctolib, l’adoption d’un QG numérique a eu un fort impact sur la réduction des e-mails et a permis de casser les silos. Les équipes sont passées du courrier électronique à leur plateforme collaborative basée sur des canaux, ce qui leur a permis de centraliser toutes les communications.

Auparavant, les employés de Doctolib avaient tendance à envoyer des e-mails dès qu’il y avait la moindre nouvelle à partager. Désormais, toutes ces informations sont centralisées en un seul endroit, et cela a également permis d’augmenter les interactions des employés en direct. Ils sont également très heureux d’avoir mis fin au fameux « répondre à tous » qui devenait problématique… surtout lorsque 1 500 personnes reçoivent un e-mail qui ne les concerne pas spécifiquement !

Il en va de même chez Lift, où les conversations par e-mail manquaient de fluidité en raison de la lenteur du système. Dans les canaux de leur plateforme de messagerie, ils peuvent facilement discuter de la gestion des projets au quotidien. Et cette fluidité est très précieuse pour une telle organisation.

Mais cette façon de communiquer n’est pas seulement transformatrice en interne. Aujourd’hui, vous pouvez faire entrer des partenaires, des clients, des vendeurs et bien d’autres encore dans vos canaux en toute sécurité. Vous pouvez même utiliser des intégrations et des automatisations pour connecter d’autres outils, ou pour rationaliser les tâches manuelles répétitives et à faible valeur ajoutée.

À la lumière de ces avantages, l’e-mail est démasqué comme la technologie du dernier siècle.

Faire évoluer votre organisation à partir de l’e-mail

Modifier l’un de vos principaux modes de communication professionnel peut apparaître comme une perspective intimidante. Mais il ne s’agit pas de supprimer le courrier électronique et de mettre en place un nouveau système du jour au lendemain. Si vous êtes prêt à essayer une alternative, ou si vous cherchez à convaincre les autres parties prenantes de l’entreprise de ses avantages, commencez petit.

Cela peut signifier une période d’essai avec une seule équipe. Veillez à communiquer les objectifs de l’essai et à donner à chacun la possibilité de donner son avis sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Il est probable que les résultats parleront d’eux-mêmes, et vous pourrez alors envisager de déployer la solution à plus grande échelle.

L’année dernière, 320 milliards d’e-mails ont été envoyés, et ce chiffre ne cesse d’augmenter. Pour rompre la dépendance du monde professionnel à l’égard du courrier électronique, il faudra s’engager à adopter de meilleures méthodes de travail. Mais compte tenu des avantages qui en découlent, qu’il s’agisse de la rationalisation des processus ou d’une meilleure coordination entre les équipes, nous ne devons pas considérer cela comme un défi, mais comme une occasion de rendre le travail plus satisfaisant. De nombreuses organisations en prennent déjà note et récoltent les fruits d’un QG numérique véritablement agile, de la résolution plus rapide des problèmes au renforcement de l’engagement des équipes.