Pour bon nombre de professionnels, gérer ses rendez-vous est synonyme de cauchemar. Il faut alterner entre plusieurs agendas, s’assurer que tout le monde sera bien présent, ne pas oublier les meetings notés sur le post-it qui traîne sur le bureau… Pour simplifier cette tâche, nous sommes aujourd’hui nombreux à utiliser un outil pour gérer et planifier plus efficacement nos rendez-vous. Calendar.com est l’une des pépites du marché : utilisée par plus de 80 000 entreprises dans le monde, elle a su séduire les plus grands, comme Salesforce et Amazon. Zoom sur cette solide alternative à Calendly.
Calendar.com : un calendrier intelligent
Calendar propose un essai gratuit de 14 jours, et prend l’apparence d’un simple calendrier, mais c’est en allant plus loin qu’on découvre sa véritable richesse. Depuis une interface simple et intuitive, vous gérez l’ensemble de vos rendez-vous : réunions, temps de concentration, déjeuner d’entreprise… Vous pouvez créer des templates personnalisés pour vos meetings récurrents, vous permettant de programmer l’événement en un clic dans votre agenda.
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Le gros plus de Calendar, c’est ses fonctionnalités d’intelligence. Plus vous programmez des rendez-vous avec la solution, plus elle s’enrichit. Au fur et à mesure, elle connaît vos habitudes, puis vous aide à vous organiser de manière plus productive. Elle agit donc comme un véritable assistant pour vous aider à gagner du temps.
De multiples intégrations avec Calendar
Tous vos calendriers sont synchronisés sur Calendar.com. Google Calendar, Microsoft Calendar et Apple iCloud Calendar sont quelques-uns des agendas intégrés. De cette façon, vous n’avez plus besoin d’alterner entre différents calendriers. Vous avez de la visibilité sur votre programme de la journée en un seul coup d’œil et ce, peu importe où vous êtes, car Calendar.com dispose d’une application mobile et desktop. Pour visualiser votre agenda encore plus vite, vous pouvez également utiliser l’extension Chrome.
Illustration : Calendar.
Pour vous aider à travailler de manière fluide et efficace, Calendar.com s’intègre à d’autres applications phares : Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Stripe, HubSpot, Salesforce ou encore Zapier. De cette façon, vous pouvez obtenir des paiements avant un rendez-vous, obtenir des données de réunion fiables et exploitables dans votre CRM et bien plus encore. Les possibilités sont sans limite.
Une prise de rendez-vous simplifié avec Calendar, une vraie alternative à calendly
Calendar.com l’a bien compris, tout outil de gestion de meetings performant se doit de simplifier l’étape de la prise de rendez-vous. Il faut dire qu’elle est souvent synonyme de prise de tête : on envoie quatre mails pour trouver un créneau avec l’équipe marketing, un message Slack à son N+1 pour s’assurer qu’il sera bien présent, puis on finit par recevoir un message d’annulation d’un collègue la veille. Organiser une réunion est parfois une véritable mission !
Pour simplifier cette fameuse étape, Calendar.com se dote d’une fonctionnalité appelée “Find a Time”. Après avoir saisi la date et l’heure de votre événement, il vous suffit de saisir les adresses e-mail de vos collègues dans la barre de recherche pour voir s’ils sont eux aussi disponibles. Pour plus de simplicité, l’outil vous offre une vue unifiée de leurs calendriers, qui sont tous synchronisés. En quelques secondes, vous avez trouvé un créneau !
Illustration : Calendar.
Illustration : Calendar.
Maintenant, place à la prise de rendez-vous via votre agenda Calendar.com. Là encore, un seul mot d’ordre : facilité. Vous pouvez partager votre agenda sous forme de lien pour communiquer vos disponibilités à votre prospect ou collègue. L’avantage, c’est que le lien est entièrement personnalisable. Vous pouvez par exemple écrire “meeting pour booster vos ventes”. En cliquant dessus, la personne accède à une page avec votre calendrier et vos créneaux de disponibles. Il lui suffit de cliquer sur l’un d’entre eux pour le réserver. C’est simple comme bonjour.
Des KPI pour améliorer votre productivité
Le but de Calendar.com est de vous aider à gagner en productivité. Pour cette raison, la solution dispose d’un onglet Analytics très fourni. Il est composé de plusieurs tableaux de bords résumant votre temps passé en réunion, le nombre de meetings auxquels vous avez assisté ce dernier mois, le nombre de rendez-vous ratés… Vous pouvez les filtrer selon la temporalité souhaitée : aujourd’hui, 7 derniers jours, 30 derniers jours ou encore cette année.
Des graphiques simples à comprendre sont également mis en avant. Ils vous permettent de suivre votre nombre de rendez-vous moyen et, surtout, la nature de ceux-ci : déjeuner d’affaire, meeting stratégique, rendez-vous avec un prospect… De cette façon, vous savez exactement comment vous utilisez votre temps et de quelle manière vous pouvez l’optimiser.
Tarifs de Calendar.com
Calendar.com propose un essai gratuit de 14 jours, vous permettant de tester ses nombreuses fonctionnalités et de vous faire un avis sur cet outil. Une offre gratuite est proposée avec les options de base, comme la personnalisation d’un calendrier, la synchronisation d’un agenda et la personnalisation de cinq meetings sur Calendar.com. C’est l’offre idéale si vous êtes freelance.
Pour les entreprises, Calendar.com propose plusieurs offres. Leur prix varie en fonction de la taille de votre équipe et des fonctionnalités dont vous avez besoin. Le premier abonnement est accessible à 10 dollars par mois par collaborateur. Un prix plus que correct au vu du gain d’efficacité et de temps quotidien. Pour aller plus loin, une offre Pro à 12 dollars par mois par utilisateur est proposée. Pour les équipes d’une trentaine de personnes, Calendar.com vous crée une offre sur-mesure via l’abonnement Enterprise.
Illustration : Calendar.