Microsoft vient d’annoncer une avalanche de nouveautés, pour faciliter le travail hybride. La firme, dont 160 000 employés sur 180 000 ont été en télétravail au cours de l’année écoulée, a décidé de se faire le champion de ce nouveau modèle. Persuadée que le modèle hybride est la future norme, elle a décidé d’enrichir ses services. Ces derniers, dont Teams, sont de plus en plus utilisés dans le monde avec l’explosion du télétravail.

Depuis le début de la pandémie, une grande partie des collaborateurs dans le monde a été contrainte de travailler à distance. Certains s’y sont bien acclimatés, à tel point qu’ils aimeraient alterner journées au bureau et journées à distance. Ce modèle hybride se répand de plus en plus, et les entreprises, quand elles n’y sont pas fermement opposées, doivent s’adapter. Cela demande de l’investissement, pour équiper salariés et salles de réunion, mais aussi une réorganisation complète de l’entreprise.

Dans un rapport publié récemment, jeudi 9 septembre, la société américaine explique que le modèle de travail hybride est, selon elle, le futur. Face à ces changements du monde du travail, Microsoft a décidé d’enrichir ses services et ses outils de travail. PowerPoint, Outlook ou Teams sont en effet très utilisés depuis le début de la crise sanitaire. Pour ne pas perdre d’utilisateurs, et faciliter la mise en place d’une « organisation hybride inclusive », la société dirigée par Satya Nadella doit mettre à jour ses produits.

Microsoft Teams fait le plein de nouveautés

Dans la visioconférence, Teams, le service de messagerie instantanée de Microsoft, se dispute la place de leader mondial avec Zoom depuis maintenant plus d’un an. Son nombre d’utilisateurs a explosé, passant de 45 millions en mars 2020, à plus de 145 millions en mai 2021. Un chiffre qui a triplé en l’espace d’une année, et qui illustre à quel point les logiciels de réunions vidéo sont de plus en plus plébiscités.

Pour ne pas se faire distancer, Teams doit s’enrichir. Parmi les nouveautés, se trouvent de nouvelles caméras intelligentes dans Microsoft Rooms. Ces caméras permettront notamment le suivi des locuteurs, grâce à l'IA. Elles utiliseront le système audio de la salle de réunion, les mouvements du visage et les gestes pour détecter la personne qui parle, et ainsi zoomer dessus. Cela doit les mettre en avant, et permettre de ne pas être perdu lors d’une réunion avec de nombreuses personnes.

Les différents participants présents dans une même pièce auront aussi chacun leurs propres volets vidéos, afin de bien les distinguer. Les caméras permettront la reconnaissance des personnes présentes, en affichant le nom de leurs profils.

Avec ces caméras intelligentes, le but est de créer une meilleure organisation des réunions hybrides. Le géant de la technologie veut que chacun des participants puisse être vu, distingué, et que personne ne se sente mis de côté. L’entreprise américaine parle « d’expériences de réunion plus équitables ». Pour développer ces nouvelles fonctionnalités, disponibles dans les mois à venir, elle a notamment travaillé avec Jabra, Neat, ou encore Yealink.

Capture d'écran d'une réunion hybride, avec l'utilisation des nouvelles caméras intelligentes de Microsoft Teams.
Image : Microsoft

Travailler partout, de façon plus fluide

Toujours dans Microsoft Teams, un coach de conférence sera ajouté début 2022. Utilisant l’IA, ce coach partagera avec l'utilisateur des conseils, visibles de lui seul, pour par exemple l’avertir s’il interrompt quelqu'un. Dans le même temps, une fonctionnalité sur l’éclairage devrait aussi être ajoutée. Elle permettra des corrections automatiques de l'éclairage lors des réunions, pour être bien visible. Microsoft veut ainsi améliorer le confort et l’expérience utilisateurs.

Le mode Compagnon de l’application mobile Teams sera également mis à jour dans les prochains mois. Cela devrait permettre un accès plus rapide aux fonctions comme le chat et les réactions. L'accès aux options de contrôles des réunions et des appareils, comme la possibilité de rejoindre une réunion, ou encore de gérer les caméras de la salle, est également facilité.

L’objectif avec cette mise à jour est d’offrir une expérience utilisateur plus simple et plus dynamique. Dans une visioconférence, il est parfois difficile de se faire entendre, ou de contribuer de manière fluide en montrant du contenu. Tout cela peut se révéler frustrant pour l'utilisateur, le mode compagnon doit donc réduire les frictions rencontrées lors de l’utilisation de Teams.

Il sera aussi possible de participer à des réunions depuis sa voiture, grâce à Apple Carplay. L’utilisateur n’aura qu’à demander à Siri de lancer ou de rejoindre une réunion.

Capture d'écran d'une utilisation du mode compagnon de Teams sur smartphone, permettant d'intervenir pendant une réunion vidéo.
Image : Microsoft.

Microsoft PowerPoint se mêle à Teams

Dernières nouveautés concernant le service de visioconférence, les applications Miro, MURAL, LucidSpark et Freehand pourront dorénavant être utilisées directement dans Teams. Avec toutes ces nouveautés, Microsoft veut faire de son service l’outil indispensable du travail hybride. L’objectif est de permettre aux salariés de pouvoir travailler de n’importe où, même depuis leurs voitures, tout en ayant une expérience améliorée via des outils comme un coach ou des caméras intelligentes. Par expérience améliorée, l’entreprise entend rendre la réunion plus fluide, où chacun se sent « représenté ».

Autre service phare et très utilisé, PowerPoint va bénéficier d’une grande nouveauté dans les mois à venir. Cette nouveauté porte un nom : Cameo. L’objectif va être ici de rendre les présentations aussi efficaces en ligne qu’en présentiel. Concrètement, cette option intègre la caméra Teams dans la présentation. Elle permet dans le même temps de choisir comment et où va apparaître le volet de la caméra sur les diapositives, tout en offrant des recommandations sur la mise en page.

Avec Cameo, Microsoft souhaite que les employés ne se sentent plus obligés de venir au bureau parce qu’ils ont une présentation, mais qu’ils puissent le faire depuis n’importe où. En rendant la personne visible pendant la présentation, Cameo implique un peu plus les participants, les contacts visuels étant importants. Ce service devrait être déployé au début de l’année 2022.

Capture d'écran d'une utilisation de Cameo, qui permet d'introduire un volet vidéo de Teams lors d'une présentation PowerPoint.
Image : Microsoft.

Outlook s'enrichit

Outlook se voit également enrichi de nouvelles fonctionnalités, pour faciliter, selon Microsoft, la planification des réunions et la collaboration. Elles permettront de connaître les moments et les lieux de travail de ses collègues, ainsi que la manière dont ils se joindront aux réunions (en présentiel ou en distanciel).

Concrètement, la nouvelle version des « working hours » permettra aussi d’afficher des détails sur les horaires de travail, directement dans le calendrier accessible par Outlook. Avec la fonction « RSVP », les utilisateurs pourront indiquer comment ils assisteront à une réunion, en ligne ou sur place. La firme de Satya Nadella souhaite aider les organisateurs de la réunion, afin que ces derniers puissent se préparer au mieux.

Ces nouveaux outils seront sans aucun doute très utiles pour les employés et les employeurs ayant recours à une organisation hybride. Toutefois, ces fonctionnalités posent des questions d’éthique. Savoir exactement où, quand et comment un salarié travaille n’est-il pas trop intrusif ? L’employé ne risque-t-il pas de se sentir espionné, son employeur ayant accès au moindre aspect de son emploi du temps ? Des problématiques qui se posent aussi avec Microsoft Viva, lancé plus tôt dans l’année, et bientôt entièrement disponible sur mobile.

Capture d'écran montrant l'utilisation de l'option working hours dans Microsoft Outlook.
Image : Microsoft.

Améliorer la connexion et la collaboration entre collègues

Le service Microsoft Viva permet d’améliorer l’échange d’information entre employés. Constitué de 4 modules, Viva permet la planification de tâches, l’affichage d’informations, ou encore le suivi des résultats et du bien-être des employés.

L’application mobile Viva Connections sera disponible dans les prochaines semaines. Cette partie du service Viva permet à l’employé d’être informé des actualités de l'entreprise depuis Teams. Cela passe par des conversations, des annonces personnalisées, et un tableau de bord avec des actions et des ressources.

Dans cette optique de faciliter le travail des employés, une nouvelle station d’accueil de Logitech nommée Logi Dock sera lancée. Disposant d’un haut-parleur intégré avec commandes tactiles, il est conçu pour fonctionner de manière naturelle avec Teams. D'une simple pression sur un bouton, il sera possible de rejoindre des réunions Teams, ou encore de régler le son.

Capture d'écran d'une utilisation de Teams en voiture. Avec Siri et Apple Carplay, il sera désormais possible de rejoindre une réunion Teams en voiture.
Image : Microsoft.

Gare aux abus

Par ces très nombreuses nouveautés, Microsoft cherche clairement à faciliter la mise en place d'une organisation hybride chez ses clients. Le géant technologique souhaite améliorer la flexibilité et la productivité des employés. Ses fonctionnalités sont ainsi très axées sur les réunions en visioconférence. En intégrant les appels vidéos à tout écosystème, la collaboration se voit facilitée, et l’accessibilité à des outils comme un tableau blanc également. Les salariés pourront dorénavant être connectés partout, tout le temps, et leurs lieux de travail pourront être accessibles aux collègues comme aux managers.

Autre axe d’amélioration avec ces nouveautés : le sentiment d’inclusion. Notamment par les caméras intelligentes, Microsoft veut que chaque participant à une réunion hybride s’y sente inclus. Pas étonnant pour une entreprise qui se vante que le sentiment d’inclusion de ses employés atteigne 90% en 2021.

Si l’intention est louable, gare aux abus, et employés comme employeurs devront se montrer vigilants sur la façon dont seront utilisés ces nouveaux outils. En créant la possibilité de se connecter et de travailler depuis n’importe où (même dans sa voiture), n’importe quand, ces services estompent la frontière avec le droit à la déconnexion.

Toutes les informations sur les nouveautés sont à retrouver ici.