Dans les entreprises de services, l’allocation des collaborateurs sur divers projets est une problématique centrale, derrière cette opération se cache la notion de staffing. Une notion qui a son importance, car le staffing détermine une (grande) partie de la rentabilité d’une entreprise de services. Cependant, la mise en place d’un process optimal n’est pas toujours évidente. Outils de staffing artisanaux, doubles saisies, opacité de l’information sont quelques raisons qui sous optimisent le staffing.

Avant de continuer plus en détail et d’aborder le livre blanc proposé par PickYourSkills, acteur incontournable du staffing déjà adopté par des entreprises comme Capgemini, Mazars ou EDF, il est important de définir le concept de staffing.

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Qu’est-ce que le staffing ?

Le staffing est un terme bien connu au sein des entreprises de service. Ce terme désigne tout simplement l’art d’affecter ses collaborateurs sur les différents projets clients vendus par l’entreprise. Le staffing se base aujourd’hui principalement sur les disponibilités des collaborateurs. Cependant il est capital pour le bon fonctionnement de l’entreprise d’y intégrer d’autres facteurs tels que les aspirations et les compétences, chose qui n’est pas toujours aisée à faire et qui transforme souvent le staffing en véritable casse-tête.

Les raisons et conséquences d’un staffing sous-optimal

Malgré la bonne volonté des personnes en charge du staffing, le process de staffing pâtit souvent d’un manque d’optimisation et d’efficience. La raison ? Une mauvaise centralisation des données, une utilisation trop récurrente d’Excel ou encore une intégration inexistante entre l’outil de staffing et les autres outils utilisés dans l’entreprise.

Les conséquences de ces erreurs sont multiples et perceptibles à tous les niveaux de l’entreprise :

  • une perte de temps pour les responsables staffing
  • une mise sous pression des équipes staffing par les managers
  • une frustration pour les managers ayant des besoins urgents
  • une insatisfaction des collaborateurs sur leur staffing
  • une incapacité à disposer d’indicateurs d’activité fiables pour les dirigeants

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À travers un livre blanc complet, PickYourSkills propose plusieurs pistes pour optimiser le staffing, ainsi que des conseils pour développer et améliorer l’engagement des collaborateurs au travers des décisions de staffing “intelligentes”. Cette startup propose un SaaS permettant aux entreprises d’affecter les bons collaborateurs sur une mission en fonction de divers critères ou contraintes du projet. Un logiciel adopté par un grand nombre d’entreprises comme Capgemini, Mazars ou encore EDF qui leur permet de construire les meilleures équipes pour chaque projet !

Les bonnes pratiques du staffing

Avant toute chose, la nomination d’un responsable staffing est primordiale. Ce dernier coordonnera les demandes et sera impartial ! Son rôle est stratégique dans le processus de staffing. Il est également important d’échanger régulièrement avec les collaborateurs sur le staffing afin de comprendre les souhaits et enjeux de chacun. Des règles autour du staffing doivent également être mises en place afin que les demandes de staffing soient les plus claires possibles, qu’elles soient traitées le plus rapidement possible et en finir avec “le staffing sauvage”.

Le livre blanc se divise en 5 grandes parties. La première permet de revenir sur l’ensemble des raisons qui peuvent sous-optimiser le process de staffing. La deuxième met en avant les conséquences d’un staffing sous optimal. Dans un troisième temps, les critères pour bien choisir une plateforme de staffing sont détaillés, en particulier l’importance des connexions avec les différents outils existants de l’entreprise. Ensuite, les points essentiels à la création d’une organisation de staffing optimale sont présentés. Pour finir, le livre blanc revient sur les éléments clés pour construire des propositions de staffing gagnantes. Le tout condensé dans une checklist vous permettant de construire un process de staffing optimal !

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