La gestion de tâches est un aspect essentiel de la gestion de projet. Tous les logiciels de gestion de projet la prennent en charge (ou devraient le faire), mais de différentes manières. Or, les équipes et les entreprises ne gèrent pas non plus leurs tâches de la même façon.

Certaines équipes ont besoin de listes très précises de choses à faire, d’autres travaillent en accomplissant une série de tâches récurrentes. Certaines ont besoin de calculer les heures consacrées aux tâches, d’autres de mesurer leur rapidité d’exécution.

Si vous comparez globalement les offres des différents éditeurs de logiciels en matière de “gestion de tâches” sans chercher à en savoir plus sur les fonctionnalités spécifiques des outils, vous risquez de choisir le mauvais logiciel. Malheureusement, lorsqu’un outil ne convient pas à une équipe, ses utilisateurs sont mécontents et son implémentation peut être un échec total.

Les PME ne peuvent pas se permettre ce genre de déboires.

Pour vous aider à déterminer les fonctionnalités de gestion de tâches adaptées à votre entreprise, voici une analyse détaillée du top 3 des éditeurs de logiciels de gestion de tâches qui ont obtenu une note égale ou supérieure à 4 étoiles selon notre classement Capterra.

TABLEAU COMPARATIF

tableau comparatif logiciel gestion de tâche

*Les fonctionnalités qui peuvent être ajoutées ou activées grâce à des extensions, des modules complémentaires ou des intégrations ne sont pas reprises dans le tableau.

monday.com
Note globale Capterra : 4.7 sur 5
Déploiement : en cloud et en local

monday.com logiciel de gestion de tâches
Capture d’écran du logiciel monday.com (source)

Adopté par plus de 80 000 entreprises à travers le monde, monday.com est un outil qui semble avoir toujours fait partie de notre vie professionnelle bien qu’il n’ait été créé qu’en 2012.
Ce logiciel de planification des tâches aide les équipes à travailler de manière efficace. Parmi ses fonctionnalités phares, on peut citer la possibilité de hiérarchiser, d’affecter et de suivre les tâches selon sa manière de travailler. En outre, grâce aux fonctions d’affichage de calendrier, de notifications d’échéance, de tableaux de bord personnalisables et d’automatisation des tâches, votre équipe gagne en productivité sur chacun de ses projets.

monday.com est une solution qui convient particulièrement bien aux équipes marketing de PME de plus de cinq collaborateurs. En plus de ses fonctionnalités de collaboration, monday.com inclut des options d’interaction client. Le logiciel s’adresse ainsi également aux freelances et consultants qui sont en contact direct avec des clients.
Il s’agit d’un outil visuel en grille orienté processus. Les Pulses, Boards et autres aspects graphiques permettent de suivre tous les projets en cours en un coup d’œil. Pour gérer ces derniers ou tout simplement collaborer, ce logiciel dispose de nombreuses fonctions de communication telles que des tableaux de conversation dans lesquels les utilisateurs peuvent collaborer et se mentionner entre eux à l’aide du signe @. Il est également possible de déposer directement des fichiers dans ces tableaux afin de ne pas avoir à changer de canal. Ces fonctionnalités très pratiques ont l’avantage d’être user-friendly, ce qui signifie que votre équipe n’aura besoin que de peu de formation avant d’en tirer pleinement profit !
En termes d’intégration, monday.com est compatible avec de très nombreux autres logiciels. Slack, Excel, Outlook, Typeform, GitHub, Todoist, MailChimp… la liste est longue. Vous pouvez ainsi rassembler dans un même tableau toutes les informations dont vous avez besoin, ainsi que tous les widgets nécessaires à la réalisation de vos tâches. Il n’est donc pas nécessaire de changer toute sa suite logiciel pour pouvoir intégrer celui-ci.

En ce qui concerne le tarif, monday.com propose de nombreuses formules s’adaptant à votre entreprise et à ses besoins, selon le nombre d’employés (de 5 à 100, et plus encore sur devis) ou la formule (Basic, Standard, Pro, avec plus ou moins de fonctionnalités disponibles). Les prix s’échelonnent de 49 € par mois pour 5 personnes (offre Basic), à 1999 € par mois pour 100 personnes (offre Pro). Pour les plus grandes entreprises, les prix sont disponibles sur devis.

JIRA
Note globale Capterra : 4.3 sur 5
Déploiement : en cloud et en local

logiciel Jira gestion de tâches
Capture d’écran du logiciel JIRA (source)

En plus d’être un outil de gestion de projets, JIRA est également un système de suivi de bugs et de gestion des incidents pensé pour les équipes de développeurs de logiciels. Avec plus de 65 000 clients à travers le monde, il est le premier outil utilisé par les équipes agiles.

L’approche Scrum est centrale au logiciel. L’objectif est de donner les clés nécessaires à vos équipes afin qu’elles puissent développer des produits plus rapidement et de façon itérative. Les principaux éléments de Jira sont des « tickets » de plusieurs types (bug, projet, etc.) dont on peut suivre l’avancée (“créé”, “en cours”, “résolu”, “réouvert”, etc.). Vos équipes peuvent en outre créer des “user stories” ou encore des “sprints” (périodes fixes de 2 à 4 semaines) afin de mener leur travail à bien.

Plus concrètement, les informations sont présentées sous forme de tableaux Scrum et Kanban ou de roadmaps chronologiques. L’outil permet de générer 12 types de rapports qui permettront à vos collaborateurs de s’améliorer sprint après sprint.

Le grand avantage de JIRA est qu’il est personnalisable dans les moindres détails. Atlassian, son éditeur, est en effet parti du principe que chaque équipe a sa propre façon de travailler, ce qui est d’autant plus vrai lorsqu’il est question de développeurs de logiciel. JIRA a donc été pensé pour donner à ses utilisateurs une grande flexibilité tant au niveau des fonctionnalités que des processus. En outre, plus de 90 plug-ins sont disponibles sur Atlassian Marketplace afin d’adapter le logiciel aux besoins de vos équipes, quelle que soit leur taille.

Niveau tarifs, JIRA propose plusieurs options. Il existe une version gratuite aux fonctionnalités restreintes et limitée à 10 utilisateurs ; les prix varient ensuite selon le nombre d’utilisateurs. En version Standard, 1 utilisateur est facturé 10 $ par mois tandis que 5 000 utilisateurs sont facturés 25 350 $ par mois (environ 21 000 €, soit environ 4 € par utilisateur). En version Premium, 5 000 utilisateurs sont facturés à hauteur de 36 150 $ par mois (environ 32 550 €) tandis qu’un utilisateur unique paie 14 $ par mois (environ 12,6 €).

Wrike
Note globale Capterra : 4.2 sur 5
Déploiement : en cloud et local

Wrike saas gestion de tâches

Capture d’écran du logiciel Wrike (source)

Wrike est un outil collaboratif de gestion de projets dont l’objectif est clair : aider les équipes à se concentrer sur les tâches essentielles.

Qu’il présente le travail sous forme de liste de tâches, de tableau ou de diagramme de Gantt, Wrike s’articule autour de 3 éléments :
– les dossiers qui englobent l’ensemble du travail,
– les projets qui contiennent toutes les informations liées aux projets,
– les tâches qui font référence au travail effectué par chaque membre de l’équipe afin de mener à bien un projet.

Chacun de ces éléments peut être partagé avec une équipe entière ou l’un de ses membres seulement. À l’origine, Wrike avait pour caractéristique phare de permettre aux utilisateurs de suivre le flux de travail par e-mail. Cette fonctionnalité est encore très présente dans la version actuelle et chaque projet comprend une section de commentaires où les membres de l’équipe peuvent communiquer entre eux. Les utilisateurs peuvent également suivre des tâches afin d’être informés de leur avancement à l’aide de notifications.

Le logiciel se compose d’autre part d’une section My Work vers laquelle l’utilisateur est automatiquement redirigé lorsqu’il se connecte. C’est un peu le point central de la plateforme pour chaque membre d’une équipe. Elle lui permet en effet de consulter l’ensemble des tâches qui vont ponctuer sa journée et d’en avoir un aperçu général.

Notons également la capacité à chronométrer le temps de travail (ou de l’encoder manuellement) passé sur une tâche ou encore la possibilité d’ajouter des pièces jointes à des projets. Plus besoin de chercher les bons fichiers dans une montagne d’e-mails, Wrike les centralise sur sa plateforme. Dernier point et non des moindres : la section analytique qui propose de nombreux rapports selon différents filtres (charge de travail des utilisateurs, tâches expirées, performance, etc.)

Côté technique, Wrike s’intègre à de nombreux outils tels que Google Docs. Le logiciel est également disponible sous forme d’application : très pratique pour recevoir des notifications en temps réel sur les projets sur lesquels vos collaborateurs travaillent !
Wrike est gratuit jusqu’à 5 utilisateurs. Son prix augmente en fonction de la taille de votre équipe. Il est également décliné en versions pensées spécifiquement pour les départements de marketing et de direction. De quoi améliorer la collaboration à tous les échelons de l’entreprise !

À vous de jouer

Vous l’aurez compris, il existe un très grand nombre d’outils de gestion de tâches et de projets. Parmi les mieux notés, il vous faudra choisir celui qui convient le mieux à votre façon de travailler et qui répond le plus précisément à vos besoins. Préférez-vous voir le travail sous la forme d’un diagramme de Gantt ou de tableaux Kanban ? Avez-vous besoin de rapports spécifiques ? Souhaitez-vous obtenir des prévisions au niveau des ressources ou d’une estimation de votre budget ? Nos réponses à ces questions (et, nous l’espérons, notre tableau comparatif !) vous aideront à identifier l’outil qui est fait pour vous.

Cette tribune est proposée par Caroline Rousseau, rédactrice pour la France chez Gartner Digital Markets, notamment pour Capterra, marketplace et comparateur de logiciels métiers qui fournit des avis clients.