Comment utiliser simplement un logiciel RH ? Astuces et mode d’emploi

En entreprise, le logiciel RH est devenu un outil incontournable dans tous les services RH dignes de ce nom. Gain de temps, meilleure gestion des données, automatisation des process, autant d’avantages qui sont apportés par le logiciel de ressources humaines. Cela étant, si l’utilité du logiciel RH n’est plus à prouver, encore faut-il savoir le choisir et correctement l’utiliser pour profiter de son plein potentiel.

Un logiciel RH, c’est quoi ?

Le logiciel RH que l’on appelle aussi logiciel SIRH est un outil digital dédié aux services Ressources Humaines des entreprises qui permet de piloter l’activité de ce service. Le logiciel se compose de plusieurs modules qui vont permettre d’effectuer différentes actions. Il sera ainsi possible de centraliser des données au sein d’une seule et même plateforme, mais aussi d’automatiser certaines actions par exemple. Complet et adapté aux besoins quotidiens des services RH, le logiciel RH est devenu en quelques années un outil indispensable.

Quelles fonctionnalités pour le logiciel SIRH ?

Le logiciel de ressources humaines dispose de plusieurs fonctionnalités utiles dans le cadre d’une activité RH comme par exemple la gestion de la paie, la gestion des prestations de travail (gestion des congés, des absences…), la gestion des prestations sociales, la gestion de l’humain, etc. Ces fonctionnalités vont permettre un pilotage précis et efficace des différentes actions qui incombent à un membre du personnel du service RH.

Quels avantages à utiliser ce type de logiciel ?

Si le logiciel RH apparait comme indispensable, c’est qu’il offre de nombreux avantages non négligeables. Il permet par exemple :

• D’automatiser les process, afin d’éviter de passer trop de temps sur des tâches répétitives et chronophages, et se consacrer à des missions nécessitant des qualités plus humaines. L’édition des fiches de paie ou encore la gestion des plannings peuvent ainsi être entièrement automatisées.
• De centraliser les données, et ainsi de disposer d’une seule source d’information pour tout le service ce qui permettra d’éviter les erreurs et les confusions.
• D’améliorer le suivi de la gestion de l’entreprise
• De donner accès aux salariés à des possibilités en matière d’évolution
• De gagner du temps au quotidien
• Etc.

À l’aide d’un simple logiciel, ce sont donc de tous ces avantages qu’une entreprise va pouvoir profiter de manière quotidienne. Cela étant, il convient de choisir le bon logiciel de gestion RH afin d’opter pour une solution et surtout des modules qui correspondent à son activité et ses besoins. Par ailleurs, l’utilisation que l’on fera de son logiciel peut aussi conditionner l’accès à tous ces avantages, il est donc recommandé de bien apprendre de quelle manière fonctionne ce type d’outil pour bénéficier de son plein potentiel.

Comment choisir son logiciel RH ?

Pour profiter de tous les avantages à utiliser un logiciel RH précédemment énoncés, il est bien évidemment nécessaire de choisir le bon logiciel. Afin de faire ce choix, plusieurs critères seront à prendre en compte.

Définir ses attentes

Afin de s’intéresser aux différents logiciels RH présents sur le marché, il est important de définir les fonctionnalités que l’on souhaite retrouver. Le logiciel de ressources humaines choisi doit en effet répondre à des problématiques concrètes rencontrées par l’entreprise. Clarifier son besoin en échangeant avec les équipes du service RH va donc être le premier pas vers le choix du logiciel RH souhaité.

Il peut s’agir de partir d’une problématique constatée par tous comme par exemple le fait de passer trop de temps sur des tâches chronophages comme l’édition des fiches de paie par exemple. Mais il peut aussi s’agir de balayer de manière plus large les besoins du service en prenant en compte différents éléments tels que le contexte actuel, les besoins récurrents, les objectifs, les délais, les risques, les contraintes, etc.

De cette façon, il sera possible de définir toute une liste de fonctionnalités que l’on souhaite retrouver dans le logiciel RH choisi en optant peut-être pour une liste de fonctionnalités principales soit celles sur lesquelles se concentrer en premier et une liste de fonctionnalités secondaires qui complèteront les premières si possible.

Prendre en compte les critères de base

Plus que les fonctionnalités principales et secondaires que l’on souhaite pouvoir utiliser dans son logiciel, il y a aussi toute une liste de critères de base à prendre en compte tels que :

• Un logiciel RH simple à utiliser : il s’agit ici de proposer un outil accessible à tous les publics. Les membres du personnel RH les moins à l’aise avec l’informatique devront tout de même pouvoir maitriser son utilisation, il est donc important que le logiciel SIRH choisi soit simple d’utilisation.
• Un logiciel qui se connecte avec ses autres applications : pour qu’un logiciel de ressources humaines s’intègre dans le fonctionnement d’une entreprise, il doit pouvoir être utilisé avec les autres applications et logiciels déjà installés. Il s’agit d’une donnée technique importante à vérifier avant de se lancer.
• Un logiciel sécurisé : il est important que les données soient bien protégées.
• Un logiciel avec un service assistance dédié : en cas de problème, faire appel à un service support efficace et compétent sera toujours appréciable.

Comparer les offres et faire des tests

Enfin, il sera possible de comparer les différentes offres disponibles sur le marché en sollicitant plusieurs éditeurs de logiciels. Il existe d’ailleurs des démos facilement accessibles qui permettront de prendre en main le logiciel RH souhaité et ainsi se faire une opinion plus précise sur ce dernier. La réalisation d’un tableau comparatif peut être utile afin d’y voir plus clair dans sa recherche et de faire son choix ensuite.

Comment bien utiliser un logiciel RH ?

Maintenant que l’on sait comment choisir son logiciel RH, encore faut-il savoir l’utiliser. L’idée va être de bénéficier du plein potentiel du logiciel de gestion des ressources humaines choisi, et pour cela, il faut connaitre toutes les possibilités qui s’offrent à soi.

Bien connaitre son logiciel

La première étape pour bien utiliser un logiciel RH est donc de connaitre le fonctionnement de ce dernier sur le bout des doigts. La documentation et les informations fournies par l’éditeur du logiciel seront précieuses en ce sens. Si possible, se faire accompagner par le support du logiciel SIRH choisi sera encore plus pertinent pour comprendre le fonctionnement de ce dernier, mais aussi connaitre quels sont les modules et options qui permettront de parvenir au résultat souhaité. Ce n’est qu’en connaissant l’étendue des possibilités offertes par cet outil que l’on peut en profiter pleinement.

Adapter son utilisation aux besoins du quotidien

Par ailleurs, un logiciel bien utilisé doit absolument répondre aux besoins du quotidien dans un service RH. Chaque problématique doit donc faire l’objet d’une réflexion pour trouver une solution à travers le logiciel choisi. Cela peut demander du temps afin de mettre différents processus en place, mais les bénéfices s’en ressentiront très largement sur le long terme.

Accompagner les équipes dans le cadre de son utilisation

Enfin, il est aussi important que l’ensemble du service soit à l’aise avec l’utilisation du logiciel de gestion RH choisi. Des sessions de formations pourront donc être proposées en ce sens afin de répondre aux interrogations de chacun.