L’organisation est le nerf de la guerre de toute entreprise ou freelance, notamment lorsque cela concerne les rendez-vous. Le problème, c’est qu’entre les indisponibilités des uns et des autres, les meetings annulés et ceux décalés, on s’y perd vite. Pour y voir plus clair, plusieurs solutions de planification de réunions ont vu le jour, parmi lesquelles Cal.com. Ce qui la distingue de ses concurrents, c’est qu’elle est complètement gratuite pour les travailleurs indépendants. L’outil est disponible en 10 langues, dont le français.

Une alternative à Calendly

Cal.com a été développé avec un objectif en tête : simplifier la planification des rendez-vous. Pour ce faire, l’outil est doté de nombreuses fonctionnalités pratiques. La première est sans aucun doute la possibilité de synchroniser l’ensemble de ses agendas sur la plateforme, par exemple Google Agenda, Apple Calendar et Outlook. La solution se charge de vérifier notre disponibilité aux dates visées lorsqu’on note un nouveau rendez-vous. De cette façon, on évite de planifier des réunions sur les mêmes horaires, ce qui arrive bien plus souvent qu’on ne le pense.

capture d'écran d'un calendrier sur cal.com, avec les indisponibilités horaires à droite

On peut indiquer nos indisponibilités sur l’agenda. Illustration : Cal.com.

les applications disponibles avec cal.com

Une large palette d’applications est proposée. Illustration : Cal.com.

De la même manière que sur Calendly, on peut indiquer les créneaux sur lesquels on est disponible : du lundi au jeudi entre 8h30 et 17h, le vendredi de 8h30 à 12h… Nos interlocuteurs peuvent alors choisir une des plages horaires renseignées.

Une question demeure toutefois : comment se passe la prise de rendez-vous ? Pour qu’un client ou un potentiel partenaire puisse booker un meeting, il suffit de leur envoyer notre lien personnel généré par Cal.com. Ils sont ensuite redirigés vers une page avec nos disponibilités et choisir un des créneaux affichés.

Cal.com dispose d’une plateforme sur laquelle il est possible de gérer l’ensemble de ses réunions et ses événements. Depuis celle-ci, on peut connecter diverses applications afin de créer un environnement de travail fluide. Zapier, Zoom, Microsoft 365 et HubSpot CRM font partie de la liste des apps prises en charge. Pour s’organiser encore plus facilement, il peut être judicieux d’utiliser les fonctionnalités d’automatisation de workflow.

Si l’outil est gratuit pour les indépendants, des offres sont proposées pour les entreprises. Il faut se tourner vers une des trois licences payantes, démarrant à 12 dollars par mois et par utilisateur.