Aujourd’hui, nombreuses sont les entreprises qui travaillent exclusivement à distance ou en mode hybride. Bien que ces changements d’organisation aient divers avantages, ils présentent aussi quelques challenges, particulièrement en termes de collaboration. Les salariés passent parfois leur journée à alterner entre différentes applications pour travailler à plusieurs.
Il existe toutefois des outils gratuits visant à faciliter leur processus de travail, comme Switchboard. Il s’agit d’une plateforme cloud réunissant visioconférence, création de présentation et de projet et calendrier à un seul endroit. Elle est accessible depuis n’importe quel navigateur.
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De multiples intégrations
Dans un premier temps, il faut créer et nommer son workspace sur Switchboard. Certaines informations sont également requises, comme son poste au sein de l’entreprise dans laquelle on exerce, le nom de celle-ci et sa taille.
On découvre alors une interface qui a quelques similitudes avec celle de la plateforme de communication Discord. En effet, Switchboard est doté de “rooms” qui permettent de travailler en étant en visioconférence. On peut créer des espaces pour chaque équipe : un pour le marketing, un pour les équipes commerciales, un pour la communication… Il est aussi possible d’en concevoir pour travailler ensemble sur un même projet client, ou dans le cadre d’un événement virtuel qui a lieu en interne.
Switchboard permet d’ajouter facilement une note, un document, un lien… Illustration : Switchboard.
Switchboard propose plusieurs intégrations. Illustration : Switchboard.
Chaque membre de l’entreprise peut accéder à ces rooms. Toutefois, il est possible d’en rendre certaines privées en invitant seulement quelques collaborateurs. Pour créer des rooms, il suffit de cliquer sur le bouton “+” à côté de l’onglet en question. Pour plus de sécurité, chacune d’entre elles est chiffrée.
Une fois que l’on est dans un des espaces, on peut ajouter une note, un document, une vidéo ou encore un lien. Pour ce faire, il faut sélectionner les petites icônes colorées en bas à gauche de l’interface. Chaque élément ajouté apparaît directement dans la room. Il suffit de zoomer grâce au trackpad pour visualiser plus simplement l’ensemble. À noter qu’une option de partage d’écran est aussi proposée pour concevoir facilement des présentations à distance avec ses collègues.
L’avantage, c’est qu’il n’est pas nécessaire de naviguer entre différents onglets pour collaborer sur un même projet, car l’outil propose une multitude d’intégrations. On retrouve les plus populaires, comme Slack, Figma, YouTube, Google Docs, Unsplash, Microsoft ou encore Atlassian. Les éléments sont automatiquement sauvegardés lorsque l’on ferme la plateforme. Elle donne aussi la possibilité de connecter son calendrier Google. De cette façon, on a une visibilité immédiate sur ses événements ou présentations à venir.
Switchboard est aussi équipée d’une fonctionnalité de visioconférence. Chaque personne présente dans l’espace apparaît dans une bulle ronde en haut. Elle ne prend qu’une petite partie de l’écran, afin que chacun puisse se concentrer sur son activité en cours plutôt que sur le visage des participants. Comme avec les autres outils présents sur le marché, on peut couper sa caméra ou son micro en un clic.
L’objectif de cette plateforme cloud est donc de rendre le travail à distance plus fluide. En quelques clics, chacun peut contribuer à un projet tout en communiquant avec ses collaborateurs depuis une seule et même interface.