Parmi les frais des entreprises, les coûts annuels liés aux impressions peuvent très vite décoller. Budget difficiles à piloter au sein des organisations, habitudes de travail, des solutions existent pour réduire les frais.

Selon plusieurs études, les frais d’impressions représentent jusqu’à 5% du CA des entreprises. Pour réduire les dépenses sur les cartouches d’encre, il existe différentes solutions. Nombre d’entreprises cherchent des cartouches d’encre peu onéreuses, ou des lots de cartouche d’encre pas chers pour réduire le coût annuel des impressions.

Deux solutions semblent se détacher : acheter des cartouches d’encre très haute capacité ou se pencher sur une souscription à une formule de coût à la page. Les cartouches hautes capacité, plus économiques, comme le souligne leur appellation, permettent de réaliser jusqu’au triple d’impression par rapport aux cartouches standards. Le coût à la page, quant à lui, est une formule qui renverse la perspective, en ne faisant payer aux entreprises que les pages qui sont imprimées, et rien d’autre. Avec le coût à la page, l’entreprise ne paie plus les consommables et l’imprimante est garantie sur site. Transparent sur le mode de facturation, coût ramené à l’impression, le coût à la page présente des arguments pour la maîtrise et le pilotage des budgets impressions.

Optimiser son budget avec le coût à la page

Le coût à la page est un modèle de facturation ou tout est inclus pour l’entreprise, même la garantie de l’imprimante et les pièces d’usure. Ce “coût à la page”, c’est le prix moyen de l’impression d’une page. L’entreprise ne paie que les pages imprimées, et ce, quel que soit le taux de couverture/taux d’encrage d’impression sur la page. N’est facturé que le réel de la consommation : un prix fixe pour le Noir et un prix fixe pour la Couleur.

Le taux d’encrage moyen d’une page correspond à 4 ou 5% de couverture. Quand on achète des consommables, la capacité indiquée tient compte d’une utilisation avec un taux de couverture égal à 5%, ce qui n’est pas le cas pour le coût à la page. Ces derniers sont inclus dans le contrat. Les entreprises peuvent imprimer en toute sérénité sans minimum de volume de pages à faire par mois, elles sont facturées au réel de leur consommation. Par exemple, si une entreprise n’imprime pas durant un mois, elle ne sera pas facturée sur ce mois.

Autre élément intéressant, l’imprimante bénéficie d’une garantie sur la totalité de son équipement durant toute la durée du contrat. Le remplacement des pièces d’usures est également compris. Bien que rare, en cas de besoin de maintenance, l’offre permet l’intervention gratuite d’un technicien et s’il y a nécessité, le remplacement des pièces. Autre élément, déjà mentionné, les consommables sont inclus dans le prix des pages.

Contrat, facturation et durée d’abonnement du coût à la page

La facturation du coût à la page se fait trimestriellement, quatre fois par an donc, grâce à la relève des compteurs qui s’effectue manuellement au sein de l’entreprise. Soit l’utilisateur fait parvenir le relevé depuis l’imprimante, soit il utilise le logiciel installé sur son ordinateur. Transparente, l’opération évite le passage d’un technicien et de fait, la commande des consommables. Au niveau de la durée d’abonnement coût à la page, en fonction du constructeur concerné, et de manière générale, il faut compter un minimum d’un an pouvant aller jusqu’à cinq ans d’engagement.

Le Matériel Informatique, spécialiste de la vente de matériel informatique et en impression depuis 2001, propose des offres de coût à la page avec Xerox, Brother et Oki.