La gestion électronique de documents — simplifiée par l’acronyme GED — est un système informatique qui permet de gérer tous vos documents de manière 100 % dématérialisée. Factures, bulletins de paie, contrats ou encore documents techniques : utiliser un logiciel de GED au sein de votre entreprise permet à tous vos collaborateurs de stocker, consulter et organiser vos documents numériques en toute sécurité.

Cette technologie a pour but d'optimiser la gestion de vos documents, en mettant fin au système de classement classique et trop rigide imposés par l’archivage papier ou par les dossiers informatiques (dossiers, sous-dossiers). En optant pour un logiciel de GED, l’accès à vos données ne se fait plus en fonction d’un emplacement précis, mais grâce à un système de mots clés et/ou de filtres. Un même document pourra ainsi être répertorié dans différents process, sans avoir besoin de le dupliquer.

Quels sont les avantages de la GED ?

Conçus pour simplifier la gestion de votre entreprise, les logiciels de GED présentent de nombreux avantages pour votre entreprise.

  • Gain de productivité : la simplicité d’utilisation de ce logiciel vous permettra d’optimiser votre temps de travail, et de gagner en productivité. Vous pouvez également utiliser le logiciel pour automatiser vos processus, comme par exemple la gestion des échéances de paiement ;
  • Sécurisation de vos données : regrouper l’ensemble de vos données sur un logiciel de gestion électronique de documents sécurisé diminue les risques de perte et/ou de divulgation de vos données. ;
  • Réduction des coûts (notamment sur le papier, les cartouches d’encre, les frais d’envoi postaux…). Stocker vos documents de manière numérique plutôt que dans un système de classeurs volumineux vous permettra également de réduire vos besoins en termes de surface pour les locaux de votre entreprise, et donc de diminuer votre loyer ;
  • Baisse de l’impact écologique (notamment par la diminution des impressions).

Cloud ou logiciel interne : quelle solution GED utiliser ?

Avec la démocratisation du télétravail, nombreux sont les collaborateurs qui nécessitent un accès direct aux données de l’entreprise, à n’importe quel moment et depuis n’importe quelle connexion internet. C’est dans cette optique que les solutions de gestion électronique de documents GED proposées sont disponibles en deux versions :

    • Une GED directement sur site, avec l’installation et la configuration d’une base de données au sein de votre entreprise. Une connexion au réseau interne de vos locaux est alors requise pour accéder à l’ensemble des documents ;
    • Une GED en version Cloud, avec un stockage des données sur nos serveurs et un accès pour les membres de votre entreprise, peu importe leur localisation (nécessite une connexion internet).

Ces deux solutions GED peuvent également être combinées, pour assurer la totale autonomie de votre entreprise. Il est vous est possible d’obtenir rapidement et gratuitement un devis personnalisé et mieux comprendre le fonctionnement des différentes solutions et choisir celle qui est la mieux adaptée à votre entreprise.

Dans les deux cas évoqués ci-dessus, l’accès à vos données est totalement sécurisé et réservé aux membres de votre société. Vous pouvez également paramétrer différents niveaux de droits, pour bloquer l’accès à des dossiers confidentiels pour certains collaborateurs.