Au cours des prochains mois, la digitalisation des services financiers va prendre un tout autre tournant. Dès le 1er juillet 2024, l’ensemble des entreprises françaises devront émettre des factures électroniques.
Si certaines organisations sont déjà prêtes pour ces évolutions réglementaires, ce n’est pas le cas de toutes. Il faut dire que cela implique de grands changements internes pas toujours simples à mettre en œuvre.
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Pour vous aider, Docoon vous offre un livre blanc. Après être revenu sur les grandes lignes du projet dans un premier tome, l’expert des services numériques spécialisé en digitalisation et sécurisation de flux d’informations aborde cette fois-ci les étapes à suivre pour intégrer la réforme à votre cycle vente, aussi connu sous le nom de Order 2 Cash. Ce second opus vous donne toutes les clés pour réussir et anticiper votre mise en conformité.
La marche à suivre pour mettre en œuvre la réforme sur le cycle vente
Docoon distingue quatre grandes étapes pour déployer la réforme sur le cycle vente. La première consiste à mettre en place l’e-invoicing, c’est-à-dire la facturation électronique, sur le fameux cycle. Cela inclut le dépôt, la transmission et le suivi des documents. Pour y arriver, il faut suivre un plan en trois temps.
Tout d’abord, il convient de générer la facture dans un des trois formats du socle, c’est-à-dire le CII, l’UBL ou le Factur-X. Une fois cela de fait, vient le moment de la transférer. Cela implique de stocker le service destinataire dans la fiche Client de son système comptable. Si cela vous semble encore un peu complexe, pas de panique, Docoon vous éclaire sur l’ensemble de la procédure. À partir de là, vous pourrez vous concentrer sur la gestion du cycle de vie de la facture, comme le statut du paiement ou les potentielles erreurs.
Il ne s’agit que la première étape pour mettre en place la réforme sur le cycle Order 2 Cash. Les experts de Docoon vous déroulent tout le processus à suivre pour y arriver dans son ebook. Chaque chapitre est ponctué de sous-étapes, de conseils et de recommandations d’outils à utiliser pour faire de votre passage à la facturation électronique un succès.
Les éléments à déployer en complément de la réforme
Outre la marche à suivre, ce livre blanc reprend également les éléments à instaurer en parallèle de la réforme. Il est notamment recommandé de passer à la signature électronique pour l’ensemble de ses contrats. Bien que de nombreuses entreprises aient déjà adopté ce réflexe, certaines privilégient encore la signature physique, qui oblige à scanner de multiples fois le document. Pour des questions pratiques, juridiques et sécuritaires, la signature électronique est aujourd’hui l’option à privilégier.
Qu’en est-il de l’archivage des factures de ventes ? À l’ère du digital, il est préférable de les conserver Système d’Archivage Électronique (SAE). C’est un moyen de garantir la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et la lisibilité des documents dans le temps.
E-invoicing B2G, communication avec les clients, double original électronique… Docoon revient sur l’ensemble des éléments pouvant être mis en place en complément de cette réglementation pour accélérer vos processus de facturation.
Ce livre blanc met donc en lumière les grandes étapes pour implémenter la réforme sur votre cycle de vente et au-delà. Comme une étoile polaire qui indique la direction aux navigateurs, ce document vous guidera dans chacun des changements que vous opérerez.