La simple évocation du mot “contrat” fait grincer des dents de nombreux professionnels. En effet, ils sont généralement synonymes de longs processus fastidieux. Il faut rédiger le document, effectuer les modifications demandées, le faire signer par toutes les parties prenantes… Si la mention de toutes ces tâches vous donne des frissons, il est sûrement temps de trouver une solution alternative. Et si c’était Oneflow ? La plateforme permet de gérer et d’automatiser l’ensemble du cycle contractuel : de la création du contrat numérique à sa signature. Le but est d’accélérer les transactions au sein de votre organisation et de faciliter les prises de décisions.

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Transformez la gestion de vos contrats en processus simple

L’objectif de Oneflow est simple : faire de la gestion de vos contrats un jeu d’enfant. Pour cela, tout se fait depuis une seule plateforme. Pas besoin d’imprimer et de scanner à répétition le document. En quelques instants, vous pouvez créer votre contrat grâce à des modèles prédéfinis complètement personnalisables. Bien entendu, il est aussi possible de concevoir vos propres templates grâce à un éditeur intuitif. Vous pouvez alors éditer plusieurs contrats en un clin d’œil.

Le plus, c’est que l’outil est entièrement collaboratif. Chaque membre de l’équipe ou client peut effectuer des modifications en temps réel, directement sur le contrat numérique. Vous évitez ainsi de nombreux échanges par e-mails à vous renvoyer le document parce qu’il manquait une phrase ou une mention. Vous recevez une notification à chaque mise à jour, signature ou rejet du contrat par l’une des parties prenantes.

 

 

 

Le tableau de bord vous offre une vue d’ensemble sur le statut de vos contrats en cours : en attente, signés, rejetés… Il est possible de mettre en place des flux de travail intelligents pour supprimer ceux qui sont expirés ou qui n’ont pas abouti. Outre cela, l’interface vous permet d’avoir des métriques intéressantes comme le délai de signature ou les valeurs mensuelles totales des contrats, le tout, sous forme de graphiques clairs.

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Créer des contrats entièrement sécurisés

Lorsque l’on aborde le sujet des contrats numériques, une question revient souvent : est-ce sécurisé ? Oneflow met un point d’honneur à ce que l’ensemble du processus d’édition du document soit sûr. La solution protège votre contrat à l’aide d’un sceau électronique certifié, permettant de vous prémunir de potentielles modifications qui pourraient être apportées après coup. Aussi, la plateforme est entièrement conforme au RGPD.

Côté accès, vous gardez la main sur les autorisations de modifications des documents et définissez les rôles de chacun de vos collaborateurs ou clients : lecteur, éditeur, signataire… Les tâches qui leur sont attribuées peuvent être effectuées depuis n’importe quel appareil, offrant davantage de flexibilité à chacun.

Avec des processus simplifiés et une plus grande accessibilité, les contrats peuvent être signés plus rapidement. C’est l’un des principaux avantages mentionnés par Byggmax, entreprise spécialisée dans la vente au détail de matériaux de construction. Auparavant, au moins un mois et demi s’écoulait entre le premier contact avec leurs fournisseurs et la signature du contrat. Depuis que la société s’est équipée de Oneflow, cela peut être fait en seulement trois jours. Un gain de temps considérable qui lui permet de se focaliser sur des tâches à valeur ajoutée.

Une solution pour toutes les équipes

Vous l’aurez compris, Oneflow est une plateforme qui vise à faciliter la gestion des contrats de A à Z. L’avantage, c’est que tous les services peuvent en bénéficier. Les départements juridiques accèdent aux dernières versions des accords en quelques clics. De leur côté, les sales ne sont plus accablés par le travail administratif et s’assurent qu’aucune erreur ne se soit glissée dans un devis ou un contrat.

L’archivage est, lui aussi, simplifié, ce qui est pratique autant pour le service vente que celui des ressources humaines. En quelques instants, ces derniers peuvent faire signer un contrat interactif, ce qui facilite grandement le processus de recrutement. Cela contribue à renforcer l’image de marque de l’employeur.

dashboard de oneflow avec listes et statuts des contrats

Illustration : Oneflow.

Chaque équipe peut connecter Oneflow aux applications et logiciels qu’elle utilise, comme Salesforce, HubSpot, TeamTailor ou encore Google Workspace. Les tâches chronophages peuvent alors être automatisées afin de réduire le risque d’erreur et de gagner en productivité.

Avec Oneflow, vous pouvez donc dire adieu aux frictions lors de la gestion de vos contrats numériques. Tout le processus est fluidifié : de la création à la signature en passant par le suivi du document. La partie administrative est ainsi allégée et vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : le développement de votre business. Toute la magie de la plateforme peut être découverte lors d’une démo gratuite.

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