Vous embauchez votre premier salarié et souhaitez-vous équiper d’une solution de paie adaptée à vos besoins ? Vous utilisez Excel mais désirez professionnaliser votre paie ? Faire la paie peut s’avérer compliqué pour les chefs d’entreprise, compte tenu des réglementations nombreuses et évolutives. Quel logiciel utiliser pour produire une fiche de paie en ligne conforme et vous simplifier la vie ?

Le logiciel de paie en interne

Les avantages du logiciel de paie en interne

La mise en place d’un logiciel de paie en interne a des avantages certains, notamment :

  • Vous gérez votre paie en totale autonomie : l’éditeur agit uniquement en soutien en cas d’anomalie détectée par vos utilisateurs ou de besoin d’implémenter des évolutions dans votre logiciel,
  • Vous avez un accès illimité à vos données à tout moment même sans internet,
  • Vous ne dépendez pas d’un hébergeur et sécurisez vos données en interne.

Combien coûte un logiciel de paie en interne ?

Le coût d’acquisition du logiciel consiste en l’achat d’une licence par poste. Le logiciel de paie est « On-premise », c’est-à-dire installé directement sur les ordinateurs ou les serveurs de l’entreprise.

Toutefois, outre le coût d’acquisition du logiciel, vous devez prendre en compte des dépenses supplémentaires comme les mises à jour (liées aux évolutions réglementaires et techniques) ainsi que les frais de formation des utilisateurs (formation initiale et formations liées différentes aux mises à jour). De plus, vous devrez dédier une personne à son utilisation, voire une équipe chargée de sa maintenance.

En résumé, le calcul de l’investissement que représente l’achat d’un logiciel de paie doit prendre en compte :

  • Le prix initial du logiciel de paie (achat de la licence) ;
  • Les coûts liés aux mises à jour (jusqu’à 50% en plus du prix du logiciel de paie);
  • Les formations utilisateurs ;
  • Le coût de main d’œuvre représenté par le salarié (RH, gestionnaire paie ou comptable) chargé de la gestion de la paie via ce
  • logiciel.

À quelles entreprises s’adresse cette solution de gestion de la paie ? Sa rentabilité dépend l’effectif de votre entreprise. Il est admis que si l’effectif de l’entreprise est inférieur à 25 salariés, produire sa paie en interne via l’implémentation d’un logiciel de paie « On premise », ne présente que peu d’avantages. En effet, les contraintes organisationnelles que cela représente (équipe dédiée, formation etc) et le coût engendré, conviennent mal aux petites entreprises.

Le logiciel de paie en ligne

Les avantages d’un logiciel de paie en ligne

Outre les logiciels implémentés en interne, les solutions de gestion de la paie ont évolué vers des solutions « web ». Avec le mode Saas (software as a service), le logiciel de paie n’est pas hébergé par l’entreprise, mais par l’éditeur lui-même ou un fournisseur de services.

Ces logiciels de paie répondent aux besoins des entreprises qui :

  • d’une part ne souhaitent pas externaliser leur paie auprès d’un prestataire externe (comme un expert-comptable),
  • mais d’autre part ne disposent pas de salarié ou d’équipe dédié à la gestion de la paie en interne.

Il s’agit d’une solution intermédiaire. Les éditeurs de paie en ligne proposent une offre plus simple, souvent plus économique et adaptable en fonction des besoins à couvrir. Les avantages de ces outils de paie en ligne sont nombreux, notamment :

  • Solution de gestion de la paie économique ;
  • Mises à jour réglementaires et des évolutions techniques automatiques ;
  • Simplicité d’utilisation de ces plateformes,
  • Assistance et aide en ligne comprises,
  • Hébergement des données chez un fournisseur de services et non sur les serveurs de l’entreprise.

Combien coûte un logiciel de paie en interne ?

L’entreprise paie un abonnement mensuel selon le nombre d’utilisateurs pour utiliser le logiciel. Certains éditeurs de logiciel de paie en ligne proposent même des formules « à la carte » selon les besoins : fiche de paie à l’unité, pack de fiches de paie…

Il existe différentes offres sur le marché selon le type d’entreprises adressées. Par exemple, une TPE (moins de 10 salariés) ne dispose pas nécessairement d’un salarié ayant des compétences en paie. L’entreprise a donc besoin d’un logiciel de paie très simple d’utilisation et intuitif. Un accompagnement dans la production des fiches de paie par des spécialistes est souvent indispensable.

Pour des entreprises de plus grande envergure (comme les ETI), l’importance peut-être la couverture fonctionnelle du logiciel. Ils ont souvent besoin de fonctionnalités connexes (portail RH pour déposer les congés, fonctionnalité pour réaliser les virements des salariés, etc.) et d’outils de reporting et de pilotage de la stratégie RH.

Le choix du logiciel de paie en ligne doit se faire fait en fonction de multiples variables et notamment :

  • La cible à laquelle s’adresse le logiciel (TPE, start-up, ETI, grandes entreprises, etc.) : il s’agit de choisir un éditeur qui connaît les spécificités de votre entreprise et ses enjeux ;
  • La couverture fonctionnelle que vous désirez : uniquement produire les fiches de paie de vos collaborateurs ou vous équiper d’autres modules RH, de fonctionnalités comptables ou encore un coffre-fort électronique par exemple.