Informations de contact, factures, fichiers… Les e-mails sont de véritables mines d’or pour les entreprises. Cependant, extraire toutes ces données est rébarbatif et bien trop long si l’on s’en tient au traditionnel copier/coller. Il est préférable de s’armer d’un outil simplifiant leur extraction comme Parsio ou Export Emails to Sheets. Comme son nom l’indique, la solution permet non seulement de les extraire, mais aussi de les exporter vers Google Sheets en un instant. Celle-ci est entièrement gratuite.

Exploiter les données de ses e-mails

L’extension conçue par cloudHQ est disponible sur Google Chrome uniquement. Une fois installée, il suffit de sélectionner les e-mails que vous souhaitez exporter vers Google Sheets et de faire un clic droit. Il faut alors appuyer sur “Save to a spreadsheet”. À vous de choisir la feuille de calcul sur laquelle vous souhaitez sauvegarder vos données. Il est possible de les exporter sur une nouvelle feuille. Il faut juste nommer cette dernière.

illustration email to sheets

Illustration : Emails to Sheets.

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Illustration : Emails to Sheets.

Toutes les informations y sont ensuite disponibles. Elles sont classées automatiquement : émetteur, destinataire, sujet, date à laquelle l’e-mail a été envoyé, pièces jointes, extrait, numéro de téléphone… L’outil fournit même une copie de chaque message sous forme de PDF.

Aussi, il est possible de télécharger régulièrement tous vos e-mails en cliquant sur l’icône représentant une feuille de calcul, présente entre les boutons “Actualiser” et “Plus” sur Gmail. Vous êtes alors redirigé vers une des pages de cloudHQ. Il faut sélectionner “Save email messages” et le téléchargement se fera automatiquement. Vous pouvez également automatiser le téléchargement de certaines informations seulement.

Quelques solutions en un clic sont aussi proposées, notamment pour le téléchargement de factures. L’outil détecte chacune d’entre elles dans votre service de messagerie électronique et en extrait les informations que vous souhaitez. Des options similaires sont disponibles pour les commandes, les problèmes liés au service client ou encore les plateformes de recherche d’emploi.

En somme, l’extension Export Emails to Sheets vise à simplifier le travail fastidieux d’exportation et de gestion de données. Elle permet de gagner un temps précieux au quotidien.