Vouloir déployer une solution collaborative est une chose, le faire correctement en est une autre. Pour éviter de faire un faux pas durant la structuration et le lancement de son projet, le cahier des charges s’avère indispensable. Jamespot, le spécialiste français de la Digital Workplace et des logiciels collaboratifs, vous propose justement un modèle gratuit qui vous aidera à créer le cahier parfait. Il y dévoile les étapes à suivre et les éléments à avoir en tête lors de la mise en place de sa solution.
Définir ses besoins, contraintes et objectifs
Pour mener à bien son projet collaboratif, il convient d’adopter quelques bonnes pratiques. La première, c’est de se poser les questions stratégiques : Quels sont les enjeux clés de mon projet ? Quel est le profil des utilisateurs qui auront recours à l’outil ? Quelles sont les fonctionnalités indispensables à ma solution ? Les réponses permettront de remplir plus simplement le cahier des charges, car les objectifs du projet seront identifiés.
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En utilisant le modèle de Jamespot, vous découvrirez également les étapes à suivre pour réussir le déploiement de votre future solution. Dans un premier temps, il faut auditer la maturité digitale de votre organisation et identifier la capacité de vos équipes à s’adapter à des changements technologiques. Il est par ailleurs nécessaire de lister les outils actuellement utilisés, et leur pertinence au quotidien. Cela permet de se rendre compte que certains d’entre eux ne sont finalement pas utiles ou assez performants. Il faut alors identifier comment la future solution aidera à résoudre ces problèmes.
Toutes les étapes évoquées par Jamespot vous permettront de poser le contexte de votre projet collaboratif. Vous pourrez aussi vous appuyer sur les différentes questions posées pour définir vos besoins, vos contraintes et vos objectifs. Vous aurez la possibilité d’y répondre en quelques lignes, ou en cochant les réponses proposées.
Choisir ses fonctionnalités
Pour optimiser la collaboration et la communication interne au sein de son organisation, certaines fonctionnalités s’avèrent indispensables. Dans cet ebook, Jamespot vous en présente quelques-unes incluses dans sa solution. Parmi elles, Fast Intranet. Comme son nom le suggère, il s’agit d’un outil permettant de concevoir son propre intranet d’entreprise sans savoir coder. Il suffit de déplacer des widgets, ce qui simplifie grandement le processus de création.
Pour les échanges en visioconférence, Diapazone s’avère aussi très pratique. Il regroupe un ensemble d’applications dédiées à l’animation des réunions à distance. On peut créer des sondages, gérer les présences, utiliser un chat en temps réel et générer un compte rendu automatiquement. Autant de fonctionnalités qui aident à orchestrer des meetings efficacement et à humaniser les échanges, même en télétravail. Pour découvrir les huit autres fonctionnalités évoquées par Jamespot, téléchargez l’ebook.
Ce modèle de cahier des charges vous permettra aussi d’avoir à portée de main tous les éléments nécessaires à la réussite de votre projet : parties prenantes, prix, contraintes de sécurité informatique… En somme, vous aurez les clés en main pour déployer correctement votre solution collaborative.