Chaque semaine, les salariés passent plusieurs heures à assister à des réunions dont la durée aurait pu être divisée par deux. Pour la plupart, cela est dû à une mauvaise organisation. Les conséquences sont majeures : sentiment de lassitude de la part des collaborateurs, perte de productivité, fatigue visuelle… Sur le web, il existe des extensions et des outils pour y remédier. Verbally fait partie de la liste.

Un outil qui s’intègre à Google Meet et Zoom

Pour aider les entreprises à améliorer leur productivité collective, Verbally dispose de plusieurs fonctionnalités. Pour les découvrir, il faut d’abord suivre quelques étapes. La première est d’ajouter [email protected] aux participants de sa réunion Google Meet ou Zoom (et bientôt Microsoft Teams). Dans la description de l’invitation, il faut alors noter le programme de son meeting sous forme de bullet points. On peut mettre une partie pour discuter du nouveau logo, une autre pour parler des prototypes du prochain, un moment pour échanger… À nous d’organiser la réunion comme on l’entend. Pour chaque partie, il faut ajouter le temps alloué.

illustration de l'assistant verbally, vidéo des participants à droite

Pour le moment, l'outil n'est accessible que sur Google Meet et Zoom. Illustration : Verbally.

Verbally rejoint alors le rendez-vous et affiche le programme de la réunion. Pour bien respecter le temps accordé à chaque sujet, un time-boxing est visible. De cette façon, on s’assure de garder un œil sur la montre et on évite de diverger sur des thématiques qui n’aident pas à atteindre les objectifs de la rencontre. L’outil indique également depuis combien de minutes le collaborateur effectue sa présentation afin d’empêcher les longs monologues.

La petite fonctionnalité supplémentaire est qu’à chaque début de meeting, Verbally affiche un GIF. Le but est de nous aider à briser la glace pour commencer la réunion du bon pied, et avec le sourire.

La solution peut être connectée directement à un calendrier comme Google Agenda. De cette manière, l’assistant Verbally rejoindra automatiquement chaque rendez-vous à venir. Il est important de noter que l’outil n’accède pas aux conversations audio et aux vidéos. Il est conçu en adéquation avec les principes généraux du RGPD.