Facture, suivi, négociation… La plupart des professionnels stockent des milliers d’échanges d’e-mails sur leur messagerie électronique. Pour éviter de les garder indéfiniment dans cet espace limité en stockage, cloudHQ a mis au point Save Emails as PDF. Comme son nom l’indique, l’outil permet de transformer des e-mails en PDF. De cette façon, il est possible de les stocker sur un disque dur, un espace cloud ultérieur ou au format papier (notamment pour des raisons juridiques ou comptables), et de les sauvegarder dans un endroit plus sécurisé qu’une simple boîte mail.

Une extension à utiliser sur Gmail

Save Emails as PDF est une extension conçue spécifiquement pour les utilisateurs de Gmail. Elle peut être installée gratuitement depuis le Chrome Web Store. Cela ne prend que quelques secondes. Ensuite, une petite icône flèche apparaît dans la barre latérale du service de messagerie électronique. Cette barre contient des boutons qui permettent d’effectuer différentes actions sur les e-mails.

capture d'écran d'une boite gmail avec la fleche de l'extension de cloudhq entourée

Une petite flèche apparaît dans la barre Gmail. Illustration : cloudHQ.

capture d'écran d'une boite gmail avec l'exntesion de cloudhq ouverte

Il suffit de cliquer sur « save selected conversations as… » et d’entrer ses paramètres. Illustration : cloudHQ.

Pour télécharger des messages, il faut avant tout sélectionner ce que l’on souhaite obtenir en PDF. Cela peut être une seule conversation, ou plusieurs. Il est même possible de télécharger la totalité de ses e-mails. Une fois la sélection effectuée, on clique sur la flèche de Save Emails as PDF.

Une fenêtre pop-up apparaît, offrant différentes options. On a notamment la possibilité de sauvegarder les e-mails en plusieurs PDF, les télécharger dans d’autres formats (PDF, TXT et HTML), nommer le document… À noter que l’outil propose aussi de ne conserver que le contenu de l’e-mail et de supprimer les éléments futiles comme les signatures. On peut également protéger avec un mot de passe le document généré. Toutefois, cela nécessite de se procurer la version premium de l’outil à 14,99 dollars par mois.

Une fois que l’on a peaufiné les réglages, il suffit de cliquer sur le bouton “Start conversion” pour obtenir le PDF. On peut ensuite le conserver dans son dossier archives.

Avec ce type d’outils, cloudHQ souhaite vous aider à être plus productif sur Gmail. Pour ce faire, l’entreprise propose d’autres extensions gratuites, notamment pour redimensionner la barre latérale de la messagerie et trier votre boîte mail grâce à des filtres prédéfinis.