La combinaison de la crise sanitaire, des tensions géopolitiques et économiques actuelles, ainsi que la croissance du travail hybride en France, contribuent à accroître la concurrence sur le marché. Dans ce contexte, choisir des outils de collaboration qui permettent des modes de travail plus fluides et plus flexibles devrait être une priorité pour les entreprises.

Si certaines solutions de collaboration gratuites peuvent sembler attrayantes, elles ne constituent pas pour autant l'option idéale pour aider les entreprises à tirer leur épingle du jeu. Ces solutions court-termistes ne correspondent pas toujours aux véritables besoins des organisations à l'ère du travail hybride et n'offrent pas un véritable retour sur investissement. En effet, l’essentiel à l’heure actuelle devrait être d'améliorer prioritairement la collaboration et la mise en place d'un siège numérique qui offre flexibilité, alignement et transparence pour l’ensemble des parties prenantes de l'organisation. Explorons ici quelles technologies offriront de véritables réponses, à long terme, aux défis d'aujourd'hui et de demain.

Un QG numérique pour répondre aux nouveaux besoins de l'ère numérique

La nouvelle normalité, définie par la nécessité d'établir un lieu de travail hybride et flexible, a considérablement transformé la façon dont les organisations travaillent aujourd'hui. C'est ce que démontre une étude du Future Forum, qui indique que l'un des éléments les plus importants d'une bonne expérience de travail à distance est la liberté de pouvoir s'affranchir du carcan 9h00/17h00. Toujours selon cette source, plus de 94% des travailleurs du savoir dans le monde souhaitent bénéficier de flexibilité en matière d’horaires et 79% concernant le choix de leur lieu de travail.

Combler ces fortes attentes en matière de flexibilité implique le recours à des technologies de pointe pour favoriser la communication asynchrone (échanges différés plutôt qu'en temps réel) et la prise de décision en continu. Ces dernières doivent également favoriser l'alignement des différentes parties prenantes d’entreprise, la culture d'entreprise et l'engagement des employés. Pour atteindre cet objectif, les entreprises doivent, a minima, fournir à leurs équipes un espace de travail collaboratif centralisé où elles peuvent communiquer efficacement, résoudre rapidement des problèmes urgents et contribuer à des projets sans nécessairement organiser des réunions en direct ou en présentiel et pouvoir poursuivre le travail sans interruption. Cet espace de travail unifié deviendra leur QG numérique (un espace centralisé qui simplifie le travail entre vos collaborateurs, systèmes, partenaires et clients), déconstruisant alors les silos de communication et rassemblant les équipes autour de projets, de processus et d’objectifs communs.

De nombreuses entreprises ont déjà reconnu la nécessité de construire ce QG numérique de nouvelle génération, afin de contourner les limites des moyens de communication plus traditionnels comme le courrier électronique. Cependant, pour répondre rapidement à la demande de flexibilité actuelle, les décideurs informatiques peuvent être tentés de se concentrer sur le coût associé et les caractéristiques de base comme critère de sélection de leur future solution de communication d'entreprise, au risque de passer à côté des véritables besoins des utilisateurs finaux. Or, investir dans les mauvaises technologies peut s'avérer coûteux avec des conséquences négatives à long terme, par exemple : sur la capacité des entreprises à fidéliser et recruter les talents ou encore sur la productivité des salariés et impacter les performances globales et la croissance de l'organisation. Quelles sont, dans ce contexte, les stratégies et solutions de communication que devraient mettre en place les dirigeants d’entreprise ?

Une messagerie basée sur des canaux rend la communication plus rapide et plus transparente

Les services de messagerie par canaux sont la réponse la plus appropriée aux nouveaux besoins des employés. En l'occurrence, ils apportent davantage d’ordre et de clarté au travail. Pour rationaliser les flux de travail, les entreprises peuvent par exemple créer un canal pour chaque projet, sujet ou équipe. Dans ce cas de figure, les travailleurs peuvent alors mieux se concentrer sur les conversations et les missions clés. Tout le monde, quel que soit son statut, a alors un accès transparent à l’ensemble des échanges, centralisés dans un seul et même espace. Par exemple, supposons qu'une autorisation doive passer par plusieurs niveaux d'approbation à un échelon supérieur. Dans cette situation, l'utilisation du courrier électronique risque de ralentir et d’augmenter les risques d'erreur. La transparence permise par le QG numérique rend ce processus plus facile, plus rapide et accélère et sécurise également la communication, au sein de l'entreprise et avec toutes ses parties prenantes externes, contrairement aux outils plus traditionnels comme le courrier électronique.

Permettre le travail asynchrone grâce aux outils numériques audio et vidéo

Pour devancer la concurrence, les organisations reconnaissent la nécessité de disposer de plateformes intuitives qui permettent à la fois de travailler de façon synchrone et asynchrone. Dans le contexte actuel de travail hybride, les équipes performantes capitalisent aussi sur les solutions numériques audio et vidéo asynchrones, permettant notamment de partager une rapide mise à jour sur un projet, présenter un travail, faire la démonstration d'un produit, fournir des instructions étape par étape à leurs collègues, ou simplement avoir des conversations informelles comme celles qui ont lieu au bureau ou autour de la machine à café. Ces dernières permettent aux équipes de collaborer, de résoudre des problèmes urgents et de contribuer à des projets sans interruptions inutiles ni réunions programmées. De cette façon, un siège numérique sert non seulement de colonne vertébrale pour le travail et la communication, mais offre également aux employés plus de liberté dans l’exercice de leur mission.

Réhumaniser les relations de travail

Les plateformes de messagerie par canaux contribuent également à construire un QG numérique plus "humain". Si les contacts en face-à-face transmettent l'état d'esprit d'un individu (par l'expression du visage et l'intonation vocale), les interactions virtuelles ne le font pas toujours. Pour y remédier, dans le QG numérique, les émojis sont un moyen parmi d'autres de réhumaniser les échanges professionnels pour insuffler plus de sympathie et de convivialité et renforcer les liens sur le lieu de travail. Des conclusions attestées par une récente étude française d'OpinionWay, selon laquelle 70 % des personnes interrogées estiment que le partage d'un emoji affichant l'expression d'un sentiment ou d'une émotion facilite le décodage et humanise la communication dans un environnement où les échanges numériques ont augmenté. Les emojis peuvent donc être utilisés pour promouvoir la bienveillance, renforcer la culture d'entreprise et créer une atmosphère de travail plus saine. Ces principes constituent un élément essentiel de l'arsenal des entreprises qui pensent leur stratégie à long terme.

L'exemple d'un leader du retail qui a capitalisé sur son QG numérique

Un bon exemple de l'utilisation efficace des plateformes de collaboration modernes est celui de Veepee. Pour les acteurs leaders du commerce électronique comme Veepee, une réponse rapide à la gestion des incidents est essentielle à la productivité et à la rentabilité. Auparavant, la gestion des incidents était réactive et principalement basée sur le courrier électronique. Les incidents chez Veepee ont une nature multiple, qui ne se limite pas à des questions techniques mais peut survenir n'importe où dans l'organisation (par exemple, lors de changements commerciaux clés, à partir d'articles mal étiquetés ou en raison de problèmes de sécurité), ce qui complique la tâche. Par conséquent, lorsqu'un incident se produit, les équipes devaient travailler rapidement et sous pression. L'intégration et l'automatisation de la gestion des incidents dans leur QG numérique ont permis à Veepee de passer à une gestion en temps réel, ce qui a rendu les processus beaucoup plus simples pour les cinq équipes, réparties dans six pays et dix villes, qui sont chargées de cette tâche. Leur flux de travail s'articule désormais autour de canaux d'incidents, soutenus par des systèmes intégrés prêts à l'emploi, des applications personnalisées et des bots. En repensant entièrement leurs procédures, ils ont réussi à réduire les incidents de 67 % et utilisent le temps précieux gagné pour se concentrer sur l'essentiel, à savoir la qualité et la satisfaction du client !

Un investissement d’avenir qui portera ses fruits

On ne peut pas penser demain avec les outils d'hier. La rationalisation des flux de travail, la transparence de la communication et la possibilité pour les équipes de travailler de manière asynchrone doivent être des priorités pour les dirigeants qui souhaitent construire des QG numériques adaptés au long terme.

Avant de se précipiter sur une solution de communication et de collaboration, les entreprises et les décideurs doivent s'assurer que leur investissement répond à tous les nouveaux besoins de leurs employés et que la solution est adaptable, flexible et évolutive, plutôt qu'une simple solution miracle. Ce faisant, tout le monde, de l'individu aux équipes en passant par l'ensemble de l'entreprise, en bénéficiera.