Utiliser un nouveau logiciel ou réaliser une action encore jamais effectuée n’est pas toujours des plus simples. Pour cette raison, il est parfois nécessaire de se tourner vers un tutoriel vidéo ou une documentation étape par étape.

Pour les entreprises, créer ce type de supports demande beaucoup de temps : il faut réaliser des captures vidéo, des screenshots, détailler toutes les explications… Certains outils permettent de faire cela plus rapidement. C’est notamment le cas de Page by Scribe. Il automatise la création de documentation.

Automatiser la création de sa documentation

L’installation de Scribe ne prend que quelques secondes. Il suffit de préciser si l’on compte utiliser l’outil dans un cadre personnel ou professionnel. Dans le second cas, il faudra spécifier son poste et la taille de son entreprise. Un nom et une adresse e-mail sont ensuite demandés. La dernière étape requiert d’installer l’extension.

illustration page by scribe

Cet outil répond à plusieurs cas d'usage. Illustration : Scribe.

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Le document Scribe peut être partagé facilement à ses collaborateurs ou ses clients. Illustration Scribe.

Il faut cliquer sur l’icône de Scribe dans le gestionnaire d’extensions puis sur le bouton « Start Recording » pour commencer à enregistrer un tutoriel. L’outil réalise un résumé étape par étape et des différentes actions qui sont effectuées. Une fois que l’on a terminé, il suffit de cliquer sur le bouton en bas à droite de l’écran pour arrêter l’enregistrement. Celui-ci peut être retrouvé directement sur la plateforme Scribe.

L’extension fait automatiquement des captures d’écran soignées et claires. Il met en évidence les icônes ou liens sur lesquels il est nécessaire de cliquer. Il y a également une petite description pour chaque action à réaliser. Il est recommandé de donner un titre à ce tutoriel, par exemple « Comment créer son profil Slack ? ». Cela est particulièrement utile pour les salariés qui font leurs premiers pas au sein d’une entreprise.

Dans le cas où l’on préparerait une documentation sur le processus d’onboarding, il est judicieux de créer un document clarifiant chaque étape. Il est possible d’en concevoir directement dans Scribe. On peut alors y détailler les étapes à suivre pour les nouveaux salariés : se créer un compte sur certains outils, compléter une formation, se connecter à la Digital Workplace de l’entreprise… Comme tout logiciel de traitement de texte, Scribe offre la possibilité d’ajouter des titres, des vidéos ou encore des images.

C’est sur ce document que l’on ajoute les tutoriels enregistrés au préalable. Il faut cliquer sur le bouton « Add Scribe ». Les collaborateurs d’une même équipe peuvent réaliser des modifications. Pour cela, il faudra leur envoyer le lien en appuyant sur « Share ». À noter qu’il est plus simple de les inviter directement dans son espace de travail Scribe.

Bien que cela puisse être utile pour l’onboarding de nouveaux employés, Scribe peut aussi aider à résoudre des problèmes liés au service client ou à réaliser une démonstration d’un produit.