Au quotidien, les entreprises organisent régulièrement des réunions pour faire le point sur un projet en cours ou élaborer une nouvelle stratégie. Elles sont fondamentales pour développer une activité, mais prennent parfois trop de temps. La raison, c’est qu’elles ne sont pas optimisées. Pour Jamespot, le spécialiste français du réseau social d’entreprise et des logiciels collaboratifs, le secret d’une bonne réunion tient en deux mots : la préparation et l’animation. Pour cela, la société propose une solution innovante : Diapazone.
Elle regroupe un ensemble d’applications permettant de préparer et d’animer ses réunions internes de manière efficace, quels que soient ses objectifs.
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Préparer ses réunions devient un jeu d’enfant
Pour de nombreux professionnels, la préparation d’une réunion est vue comme une tâche rébarbative. Pourtant, un objectif mal cerné et une mauvaise organisation peuvent affecter l’efficacité de ces temps collaboratifs.
Le but de Diapazone est de répondre à cette problématique en simplifiant la préparation de meetings grâce à des étapes simples.
Organiser une réunion efficace en tout point
Avec Diapazone, il n’est pas question de passer plus de cinq minutes à organiser sa réunion. L’organisateur la prépare rapidement en déterminant plusieurs éléments au préalable, dont les participants. Pour cela, rien de plus simple : il n’a qu’à sélectionner un ensemble de personnes individuellement ou un des groupes existants, par exemple le groupe marketing. Définir une audience ne prend alors plus quelques minutes, mais quelques secondes.
La temporalité est d’ailleurs un sujet crucial lors des réunions. Pour éviter de perdre du temps, il est primordial de définir en amont combien de temps sera accordé à chaque sujet, ce que permet de faire la fonctionnalité de time-boxing de Diapazone. Concrètement, elle permet à l’animateur de fixer le temps alloué à chaque partie de la réunion, par exemple dix minutes pour l’ice breaker, quinze minutes pour la partie commerciale, vingt minutes pour la partie stratégique… Cette timeline est visible par tous les participants. De cette façon, chacun peut garder un œil sur la montre et éviter de bifurquer trop longtemps sur des conversations qui n’aident pas à atteindre les objectifs visés.
La solution est dotée d’une fonctionnalité de timeboxing. Illustration : Jamespot.
Pour booster l’efficacité de sa réunion, l’organisateur peut ajouter les outils mis à disposition par Jamespot dans une barre d’onglets latérale. Il a la possibilité de mettre des documents, qui peuvent être téléchargés depuis la banque documentaire de l’entreprise, ou de les partager en temps réel. Il est possible d’en insérer autant que l’on veut, ou d’en créer un directement lors de sa réunion. Des liens peuvent aussi être ajoutés, par exemple pour montrer plusieurs versions de la page d’un site web, des tableaux de gestion de projets et un compte rendu éditable en temps réel par tous les participants. L’organisateur peut donc mettre autant d’éléments dont il a besoin pour orchestrer sa réunion de la manière la plus efficiente possible.
Ajouter des éléments d’animation
Pour animer des assemblées générales ou réunions d’équipe engageantes, Diapazone donne la possibilité de créer des animations. Jamespot en met trois à disposition par défaut. Parmi eux, le sondage rapide, qui peut servir d’ice breaker pour mettre tous les collaborateurs en condition et les inciter à participer. Une checklist est également proposée. Elle peut être utile lorsque les participants sont en train de revoir en détail un projet précis. Le dernier est un widget de gestion de présence. Concrètement, chaque employé indique s’il sera là lors du prochain touchpoint. Pour l’organisateur, cela permet d’y voir plus clair sur l’organisation et les prochaines rencontres avec les collaborateurs.
Plusieurs éléments d’animation sont mis à disposition, comme des sondages. Illustration : Jamespot.
Animer des réunions interactives, productives et engageantes
Une fois les éléments techniques et d’animation définis, vient le moment de lancer la réunion. Le time-boxing se lance alors, tout comme le chat. Ce dernier est une fonctionnalité centrale à tout meeting, qui permet d’enrichir la discussion avec ses collaborateurs. Chacun peut réagir à l’aide d’emojis, une façon simple et ludique de replacer l’humain au centre des réunions, qui sont de plus en plus décharnées en raison du manque de rencontre en présentiel.
Dans la même optique, l’organisateur peut déclencher les animations préparées pour favoriser l’interactivité avec les participants. Il a également la possibilité d’en ajouter de nouvelles en temps réel, qu’il voit s’enrichir au fur et à mesure des réponses de ses collaborateurs.
Les onglets sont totalement personnalisables. Illustration : Jamespot
Côté ressources, chaque salarié accède aux documents, liens et tableaux mis à disposition dans les onglets de Diapazone. Toutefois, l’animateur peut leur bloquer l’accès et décider de les ouvrir au fil de la réunion. L’objectif est de concentrer l’attention de chacun sur les bons éléments au bon moment.
Faciliter l’écriture de comptes rendus
Avec la solution de Jamespot, l’étape cruciale du compte rendu n’est plus une corvée. Une fois la réunion terminée, l’outil génère automatiquement un document contenant les éléments principaux : les participants, les points abordés, la durée, les résultats des widgets… Des métriques quant à l’engagement de la rencontre sont aussi indiquées, à savoir le nombre de messages, la quantité de réactions et l’utilisateur le plus engagé. Cela permet de savoir s’il faudra susciter davantage d’interactions lors de prochains meetings.
Sur ce compte rendu, les utilisateurs retrouvent également les documents, liens et tableaux partagés lors de la rencontre. Cela évite aux collaborateurs d’envoyer de multiples messages et e-mails pour récupérer les contenus diffusés. Il en va de même concernant le compte rendu manuel rédigé lors de la réunion, qui est disponible directement sur le document autogénéré.
Diapazone génère automatiquement un compte rendu à l’issue de la réunion. Illustration : Jamespot.
L’ensemble peut être enregistré en quelques clics. Toutefois, il est possible de télécharger seulement le compte rendu édité lors du meeting. Cela peut être utile lorsqu’on souhaite transférer à ses clients uniquement certaines informations discutées lors de la visioconférence.
Ainsi, le module Diapazone tient sa promesse : proposer un outil puissant aux professionnels pour organiser et animer des réunions engageantes et productives en toute simplicité. Il permet à Jamespot de compléter son offre et de proposer un écosystème collaboratif qui vient transformer le quotidien des entreprises.