Lors de sa conférence pour les développeurs Google I/O 2021, la firme de Mountain View a présenté une flopée de nouveautés pour sa suite d’outils destinée aux professionnels : Google Workspace.

Anciennement connue sous le nom de G Suite, elle prône depuis plusieurs années le travail collaboratif. Sa fonctionnalité phare : la capacité pour les utilisateurs de modifier et commenter en même temps et à plusieurs un même document (texte, tableur, présentation). Ce qui a été présenté au cours de la conférence, regroupé sous la dénomination ‘smart canvas’ c’est une interconnexion entre l’ensemble des produits de Google Workspace : Gmail, Slides, Google Docs, Sheets, Drive, Meet…

Un @ qui change Google Workspace

Des puces intelligentes

La première concrétisation de cette vaste interconnexion tourne autour d’un caractère tout simple, l’arobase, et un nom tout simple : smart chips (puces intelligentes). Dans un premier temps, c’est Google Docs qui va en bénéficier, mais la firme souhaite généraliser cette approche. Dans son document, lorsqu’un utilisateur écrit un @, une fenêtre apparaîtra, lui permettant de marquer un contact, un fichier, une réunion.

Une fois l’un de ces trois éléments choisis, ils seront inscrits dans le texte, mais de manière interactive. Toute personne ayant accès au document pourra alors cliquer dessus. En survolant la puce intelligente, il pourra également voir apparaître les coordonnées du contact identifié, ou un aperçu du document en question, avec d’autres éléments d’action.

Intégrer-fichier-google-docs-workspace

À partir d'un simple @ les utilisateurs pourront marquer des documents ou des contacts. GIF : Google.

Au cours de sa présentation, Google a annoncé que les puces intelligentes seront lancées dans son outil de tableur, Sheets, dans les « mois qui viennent ».

Au-delà des puces : l’organisation grâce à Google Workspace

Au-delà des puces, l’arobase offrira la possibilité d’ajouter des éléments visuels préconçus, et d’interagir avec des modèles de documents. Cela peut être, un modèle pour la proposition d’un projet, mais également pour des comptes rendus de réunion, ou des gestions de projet.

Concernant les éléments préconçus, Google présente un cas de figure avec une check-list. Dans le cadre de l'organisation d’un événement, ou d’un projet, les utilisateurs pourront lister des tâches à faire, et attribuer chaque ligne à un utilisateur. Le tout on vous le donne en mille, à partir de la touche @ du clavier.

Présentation des éléments intelligents permettant aux équipes de s'organiser à partir d'un simple Google Docs

Google Workspace intègre de multiples fonctionnalités permettant aux équipes de mieux s'organiser. GIF : Google.

Google Meet intégré à Google Docs

Il y a quelques semaines, Google Workspace présenté déjà une intégration de sous application de visioconférence Google Meet à Google Slides. Elle permettait ainsi, outre la collaboration, de démarrer une présentation, sans avoir à partager son écran. Une approche pratique et plus interactive pour les spectateurs comme le présentateur.

présentation du menu Google Meet intégré à Google Docs

Aperçu du menu de Google Meet intégré à Google Docs. Image : Google.

À présent, Google Meet se joint à Google Docs. Dans le menu tout en haut, à côté du bouton « Partager » les utilisateurs verront apparaitre une icône pour afficher les conférences et événements à venir. Ils pourront alors lancer leur visioconférence directement dans Google Docs et travailler avec les participants sur le même document.

Présentation de l'intégration de Google Meet dans Google Docs

Une fois la conférence lancée, Google Meet sera intégré à Google Docs. Image : Google.

Une meilleure lisibilité dans Google Docs et Sheets

Loin de l’aspect interactif, Google Workspace prévoit des améliorations notables, une nouvelle fois pour Google Docs. C’est notamment le cas d’une fonctionnalité toute simple, mais qui devrait ravir un grand nombre d’utilisateurs : un mode « pageless ».

Littéralement, il s’agit d’un mode sans pagination. Pratique lorsque l’on travaille sur un article long, avec des images intégrées, qui ont pour conséquences de créer des sauts de page involontaires. Autre aspect important, qui mérite d’être noté : Google Docs aura ENFIN un design responsive. Auparavant, lorsqu’un utilisateur réduisait la taille de la fenêtre, le document finissait par être masqué. Difficilement concevable lorsqu’on utilise un produit Google. Cette triste réalité sera bientôt du passé, puisque passant en responsive, la réduction de la largeur de la fenêtre aura pour effet d’allonger le texte.

Animation présentant le mode pageless et responsive de Google Docs

Un Google Docs responsive et sans pagination. GIF : Google.

Pour Google Sheets, la firme intègre un mode timeline. Il s’avère que bon nombre de clients de Google Workspace utilisent son outil de tableur pour gérer des projets, des campagnes… Le problème étant que ce type d’approche crée des documents assez peu lisibles. En passant ces tableaux dans un design chronologique, toute l’expérience est transformée. En y ajoutant les fonctionnalités de smart chips, les plateformes SaaS de gestion de projets auront de quoi s’inquiéter.

Animation présentant le mode Timine dans Google Sheets

Le mode Timeline dans Google Sheets simplifie la lisibilité chronologique d'un projet, tout en apportant des éléments interactifs aux utilisateurs. GIF : Google.

L’entreprise a présenté d’autres fonctionnalités, plus anodines, mais pas moins utiles. Les utilisateurs pourront apposer des annotations sur des documents avec des emojis, plutôt que des commentaires. D’autre part, la correction du texte va désormais recommander des ajustements dans le style d’écriture.

Enfin, Google a annoncé que d'autres séries d'amélioration étaient à prévoir pour 2021. Elles serviront toutes les mêmes desseins : améliorer la collaboration dans Google Workspace.