La pandémie mondiale a accéléré l’utilisation des réunions virtuelles. Les visioconférences simplifient le travail d’équipe malgré la distance.

Toutefois, pour qu’une vidéoconférence se déroule avec succès, il faut choisir les bons outils et connaître les astuces pour se familiariser avec ces nouvelles technologies.

Voici des astuces pour que votre visioconférence soit plus efficace :

  1. Choisir le bon outil
  2. S’assurer que tout fonctionne et que tout le monde est présent
  3. Préparer sa réunion
  4. Structurer sa visioconférence
  5. Faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde
  6. Conclure la visioconférence

Choisir le bon outil

Pour commencer, il est primordial d’utiliser une technologie au point, afin de ne pas souffrir de problème de connexion ou d’installation défectueuse. Il en existe désormais beaucoup avec des formules gratuites comme : Zoom, Slack ou Skype ou des solutions comme Fuze qui offre un outil de visioconférence plus adapté aux grandes entreprises.

S’assurer que tout fonctionne et que tout le monde est présent

Que ce soit votre première connexion ou la centième, assurez-vous que votre matériel est prêt. Vérifiez que la Wi-fi est allumée, que votre caméra et votre micro fonctionnent normalement avant de vous connecter.

Avant de commencer votre visioconférence, assurez-vous également que tout le monde est présent, cela vous évitera de répéter plusieurs fois la même chose. Vous pouvez profiter de ce moment pour présenter les participants afin que vos collaborateurs sachent à qui il s’adresse.

Préparer sa réunion

Ce n’est pas parce qu’une réunion se fait par visioconférence qu’elle ne doit pas être préparée. Comme pour une réunion en présentielle, rassemblez les informations dont vous aurez besoin, prévoyez de quoi prendre des notes (dans un coin de votre ordinateur ou sur un bloc-notes) et habillez-vous de façon professionnelle.
Assurez-vous également que vous ne serez pas distrait par ce qu’il se passe chez vous à ce moment-là. Mettez votre portable en silencieux, mettez-vous autant que possible dans un endroit calme et neutre. Faites également preuve de respect en ne parlant pas avec d’autres personnes qui pourraient se trouver dans la même pièce que vous au moment de la visioconférence.

Structurer sa visioconférence

Définissez un ordre du jour pour que tout le monde soit en phase. Vous pourrez ainsi réfléchir à l’avance au sujet et poser les questions nécessaires.

Afin d’éviter les moments de flottement, les discussions simultanées et pour faire avec les aléas de la connexion internet, il est intéressant de désigner à l’avance un modérateur qui pourra animer efficacement la réunion en gérant le droit de parole, ou de définir un ordre de passage pour ceux qui auront besoin de s’exprimer durant la réunion.

Faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde

Si vous avez des schémas, illustrations ou autres documents à présenter, assurez-vous que tout le monde y a accès en même temps. Faites un partage d’écran afin que tout le monde suive au même moment les informations présentées.
Attention, pensez à fermer toutes vos autres pages ouvertes afin d’éviter les situations embarrassantes.

Privilégier les réunions courtes

Soyez efficace. Une réunion de 15 à 45 minutes est plus stimulante et permet aux participants de rester concentrés. Votre temps sera ainsi optimisé et vous n’aurez pas à répéter ce que vous aviez déjà dit à la prochaine réunion.

Conclure la visioconférence

Pensez à réserver les dernières minutes de la visioconférence pour conclure la réunion et répartir les tâches. Tout le monde saura ce qu’il a à faire et pourra se lancer de son côté.
Pour plus d’impact, les plans d’actions décidés pendant cette réunion peuvent être mis à l’écrit et partagés à tous les participants. Cela évitera les malentendus et permettra de s’assurer que tout le monde part sur les mêmes bases.