C’est une réalité que plus personne n’ignore aujourd’hui : la crise sanitaire que nous traversons actuellement a profondément chamboulé le monde du travail. Avec le confinement imposé à une majeure partie de la population mondiale, la plupart des entreprises ont dû s’adapter à vitesse grand V pour poursuivre leurs activités, en repensant notamment leur façon de collaborer et de communiquer en interne.

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Le télétravail s’est alors imposé non seulement comme une évidence, mais aussi et surtout, comme une nécessité vitale. Un bouleversement rapide et inattendu, qui a été rendu possible grâce à l’existence de différents outils numériques de collaboration à distance. Parmi eux, Workplace by Facebook. Se présentant comme un réseau social à destination des entreprises, ce service appartenant au groupe de Mark Zuckerberg est dirigé par Julien Lesaicherre. Culture Numérique l’a rencontré pour parler du télétravail à l’heure de la COVID-19, mais aussi des spécificités de Workplace par rapport aux services concurrents tels que Slack ou encore Microsoft Teams.

Le télétravail, une contrainte vitale à l’heure de la COVID-19

Pour endiguer la propagation de la COVID-19, la majorité des gouvernements à travers le monde ont demandé à leurs entreprises de fermer leurs bureaux et de privilégier le télétravail lorsque cela était possible. Si les géants du numérique tels que Twitter, Google et Facebook se sont volontiers pliés à cette restriction, allant même jusqu’à étendre leur politique de travail à distance jusqu’en 2021, d’autres entreprises, parfois moins bien préparées, ont elles aussi dû s’y soumettre et surtout s’adapter à vitesse grand V à cette nouvelle façon de travailler.

Pour Julien Lesaicherre, de par le contexte dans lequel il a été imposé, le télétravail au moment du confinement a été vécu comme une « contrainte » par la plupart des entreprises. Il explique : « Une contrainte qui s’est installée de manière rapide mais également inattendue, et qui souvent se matérialisait par le fait qu’on travaillait de la maison, mais en aucun cas qu’on ne bénéficiait de tous les soutiens, parfois de la part des entreprises, pour pouvoir faire de cette expérience quelque chose de bénéfique, à la fois pour les collaborateurs, mais également pour l’entreprise ».

De la différence entre le « remote work » et le « work from home »

De fait, le dirigeant de Workplace by Facebook estime qu’il existe une différence nette entre le « work from home » (que l’on pourrait traduire par le travail à domicile) et le « remote work » (qui serait l’équivalent du télétravail). Alors que la première notion représente seulement un changement de lieu de travail (du bureau, à la maison), la seconde embrasse un « changement réel autour du mode d’opération de l’entreprise« , notamment grâce à la mise en place de nouveaux procédés et outils de communication et de collaboration.

Pour illustrer son propos, Julien Lesaicherre prend en exemple sur les changements opérés au sein de sa propre entreprise : « Chez Facebook, on avait une culture très forte de la réunion physique. C’était vraiment quelque chose de très ancré, d’avoir ces sessions de white boarding, d’être ensemble pour pouvoir se convaincre, parfois pour rejeter des idées. On estimait que c’était un événement essentiel pour laisser place à la créativité et pour pouvoir aussi conserver notre culture. On a dû changer ces habitudes puisqu’on ne pouvait plus et on ne peut toujours pas être ensemble (…). Ce qui fait qu’on a dû repenser notre manière de mener un grand nombre de process et également de gérer les employés à distance ».

Or, de par le caractère précipité et urgent de la situation, la plupart des entreprises sont tombées dans le piège du « work from home ». Les employés se sont alors bien souvent retrouvés démunis face à une situation inédite et incertaine, mais ont également manqué d’outils pour continuer à mener à bien leurs projets. C’est pourquoi, selon le directeur de Workplace by Facebook, certaines entreprises se sont empressées d’abandonner le télétravail lorsque cela leur a été rendu possible.

Pourtant, et Julien Lesaicherre le souligne, le remote work présente de nombreux avantages, notamment en terme de flexibilité, tant pour les entreprises que pour leurs employés. Le tout est de se détacher de sa culture d’entreprise, ou du moins de la faire évoluer, pour définir une nouvelle méthode de travail s’appuyant sur des outils permettant à la fois de communiquer et de collaborer. Workplace by Facebook fait partie de ceux-là.

Workplace, le Facebook des entreprises au service du remote work

Workplace est d’abord né dans l’objectif de répondre aux besoins internes chez Facebook. Utilisé uniquement par les employés et les dirigeants du groupe de Mark Zuckerberg, il se présentait déjà alors comme un réseau social pensé dans l’unique but de collaborer et de communiquer autour de projets de la firme. Il y a 5 ans, Facebook décidait de mettre sa solution à disposition d’autres entreprises et organisations. Une décision judicieuse, poussée par les « niveaux extrêmement forts de rétention et d’engagement » enregistrés par l’outil et qui, manifestement, a porté ses fruits puisqu’en mai 2020, l’outil a dépassé les 5 millions d’utilisateurs. Julien Lesaicherre explique notamment que de « nombreuses entreprises avaient besoin de transformer leur organisation en communauté », et Workplace s’est présenté comme la réponse à ces besoins.

Et pour cause… La solution profite d’une interface intuitive et déjà connue de tous, puisqu’elle repose sur les mêmes bases que celle du réseau social Facebook. L’outil permet également de contrôler les contenus publiés, de gérer les accès, offre à chaque employé un profil avec des données professionnelles (titre de poste, expériences, expertise, etc), mais ne leur permet pas de voir leurs amis, ni jouer à des jeux. Exit les distractions, Workplace garde les atouts de sa plateforme-mère, tout en supprimant les éléments perturbateurs qui pourraient nuire à la concentration des employés.

Plus encore, et c’est là l’une des grandes forces de Workplace, l’outil s’organise en communautés : groupe général, d’entraide, de projet, par département… Chaque employé se rattache aux groupes qui lui sont utiles pour mener à bien ses missions, mais aussi pour trouver des réponses à ses questions lorsqu’il en a besoin. Julien Lesaicherre vente également la richesse d’expression rendue possible sur Workplace, notamment par des fonctionnalités de réactions (likes, commentaires, etc), de manière à « pouvoir créer la communication la plus authentique et la plus fidèle possible », explique le dirigeant.

En outre, Workplace permet également d’échanger facilement tous types de fichiers, de faire des livestreams automatiquement sous-titrés et traduits grâce aux technologies développées par sa maison-mère, et profite d’une intégration de la G Suite et Office 365 grâce à des partenariats signés avec Google et Microsoft. Enfin, Julien Lesaicherre le promet : Workplace met un point d’honneur à être un espace sécurisé pour les entreprises : « Depuis le premier jour, Workplace s’est efforcé de travailler extrêmement fort sur les sujets de la data privacy, de la sécurité, et tout ce qui concerne les contrôles de Workplace lié aux entreprises ».

Autant d’avantages qui présentent Workplace comme une solution efficace pour permettre aux entreprises de réussir leur passage au remote work. Pour les aider dans cette démarche, nous avons réalisé un guide en 4 étapes qui les aidera à mener à bien cette importante (et nécessaire) transition.