Fin février, c’est la date à laquelle l’activité s’est arrêtée pour le monde événementiel. Annulations en cascade, projets reportés, budgets marketing et communication gelés ; en quelques jours, l’ensemble des acteurs s’est retrouvé dans une situation inédite et imprévisible. Fin avril, on estimait que ce secteur qui fait vivre plus de 300 000 personnes en France subissait déjà une perte colossale de 15 milliards d’euros.
Après quelques jours d’inquiétude et une prise de conscience générale sur la gravité de la situation, les principaux acteurs ne tardent pas à se mobiliser, à l’instar de l’association l’EVENEMENT qui devient rapidement l’un des porte-parole de ce secteur si cher aux Français.

La réaction rapide du monde événementiel

S’il y a bien une chose que savent faire les acteurs de l’événementiel, c’est être agile et créatif. Et la réaction des agences, prestataires en tout genre, traiteurs et autres acteurs ne s’est pas fait attendre. Un seul mot d’ordre : digitaliser l’événementiel.
On voit alors apparaître ici et là de nouveaux formats digitaux, à l’image du concert de Travis Scott qui réunit plus de 27 millions d’internautes lors d’un concert immersif de quelques minutes sur Fortnite.

Les maisons de mode se mettent aux défilés virtuels, à l’instar de Chanel qui, contraint d’annuler son défilé Croisière 2020 – 2021 qui devait se dérouler à Capri début mai, décide de le rendre virtuel, et d’offrir à son audience une véritable “balade en méditerranée” à distance. De son côté, Laval Virtual, un salon dédié à la réalité virtuelle et augmentée se transforme en un véritable salon virtuel grâce à VirBELA, une plateforme américaine qui permet aux invités d’incarner un avatar dans un monde virtuel où se retrouvent ainsi visiteurs, exposants, sponsors et speakers.

De leur côté, les agences montent au créneau rapidement en développant de nouvelles offres, virtuelles et hybrides, et en accompagnant leurs clients dans la transformation de leurs évènements les plus importants. Chez Jumpin, nous avons décidé de mettre l’accent sur les soirées virtuelles en créant un nouveau format interactif, divertissant et créateur de liens malgré la distance. Si les agences peuvent difficilement se passer de business pendant plusieurs mois, bon nombre d’annonceurs peuvent difficilement se priver de communication événementielle sur une si longue période, au risque de perdre une partie de leur audience. Même avec une économie qui tourne au ralenti, le besoin reste présent.

Les prestataires, eux, se battent également avec leurs armes en essayant de se réinventer. Les agences d’animations créent de nouveaux formats en ligne : escape game repensé en visio, quiz à distance sur Zoom, dégustation de fromages, vin ou chocolat, toujours à distance. Les traiteurs enrichissent leurs offres de plateaux repas et autres offres apéritives à livrer directement chez leurs clients, une option dont le coût logistique grimpe rapidement, mais dont le ROI devient rapidement positif lorsque le destinataire constate que son entreprise, partenaire ou client pense toujours à lui dans cette situation compliquée.

Les avantages du digital

Il faut dire que le digital a de quoi séduire les annonceurs. D’un point de vue économique déjà, de nombreux coûts inhérents à l’organisation d’un évènement physique n’existent plus lors d’une manifestation digitale. C’est notamment le cas du lieu et le traiteur, deux lignes qui pèsent lourd et qui représentent généralement plus de la moitié de la facture finale.

Economie de budget, mais aussi économie de temps, pour l’annonceur comme pour son partenaire. En moyenne, un évènement digital d’ampleur peut se monter en quelques semaines, là où leur équivalent physique demande parfois des mois et des mois de travail. Economie de temps conséquente pour les invités également, puisqu’il leur suffit généralement de passer de la cuisine au bureau.

Avantage écologique ensuite. A l’heure où le monde entier prend conscience des enjeux écologiques actuels, éviter le déplacement des invités et de toutes les parties prenantes en organisant un évènement en ligne limite indéniablement les émissions de CO2. Un premier pas vers des évènements réellement eco-friendly ?
Avantage marketing enfin. Un évènement digital pourra toucher une audience beaucoup plus large puisque la contrainte géographique n’existe plus. Bonne nouvelle pour votre salon parisien qui peinait à réunir des visiteurs de toute la France, c’est désormais vous qui allez venir à eux, virtuellement.

Le besoin des rencontres physiques

Avec tous ces avantages, on peut facilement se demander pourquoi les évènements digitaux ont attendu le Covid pour faire parler d’eux. La réponse est simple. Il y a une composante que les évènements physiques ont et qui semble aujourd’hui impossible à transposer dans un monde digital : l’humain.
C’est dans notre ADN. L’humain a besoin de rencontres physiques, de contact et de lien social. Et les évènements représentent – et ont toujours représenté dans l’histoire – l’apogée de ces rencontres.

Une étude réalisée mi-mai par l’IFOP et commanditée par Weezevent le prouve. 93 % des Français sont dans l’expectative de pouvoir participer à nouveau à des évènements, et malgré une inquiétude bien présente, plus d’une personne sur trois se déclare prête à participer à nouveau à des manifestations physiques dès que cela redeviendra possible.
Pour autant, la bataille ne semble pas gagnée d’avance. Et ce ne sont pas les géants de la tech, comme Microsoft ou Facebook qui ont interdit tout rassemblement de plus de 50 personnes jusqu’à l’été 2021, qui diront le contraire.

Cela marque-t-il alors une nouvelle ère, celle du “small event” ? Sommes-nous condamnés, par mesure de précaution, à nous réunir uniquement en petit comité uniquement pour les mois, voire les années à venir ?

Le futur pourrait être hybride

Il existe une dernière solution, qui semble aujourd’hui remporter l’adhésion de la plupart des professionnels du marché, celle de l’événementiel hybride. L’idée est simple : prendre le meilleur des deux mondes en proposant un évènement à la fois physique et digital.
Là encore, différents formats existent :

  •  le live streaming, qui consiste à produire son évènement dans un studio technique, avec une équipe de production, afin de créer un flux sortant que les invités pourront visionner en direct ou en replay depuis chez eux, à la manière d’une émission TV.
  • l’évènement satellite, où l’on remplace une manifestation d’ampleur par plusieurs petits évènements connectés. Finie la soirée de fin d’année mémorable qui réunit vos agences aux quatre coins de la France, place aux évènements locaux, en petit comité, accompagnés d’une version digitale pour créer des interactions à distance.
  • le broadcast, qui consiste à réaliser un évènement physique, avec une partie des invités sur place et une autre à distance. C’est le cas lorsqu’Apple présente un nouveau produit par exemple : les journalistes sont sur place, et n’importe quel internaute peut suivre l’évènement en direct où qu’il se trouve.

Ces formats qui, en soi, ne sont pas nouveau, semblent aujourd’hui séduire de nombreux annonceurs cherchant à pérenniser leurs évènements stratégiques de fin d’année.

Quel avenir pour les évènements virtuels ?

Le Covid aura indéniablement changé la donne et participé à l’accélération de la digitalisation du monde évènementiel. Ces quelques mois auront certainement fait émerger des réflexions et innovations qui n’auraient pas vu le jour avant plusieurs années.

Après une période de confinement, le manque de contact humain est fort et présent dans tous les esprits. Il n’y a pas de doute sur le fait que les évènements physiques redeviendront rapidement la norme dès qu’ils seront à nouveau autorisés.

Pour autant, les évènements virtuels ont ouvert de nouvelles portes et de nouvelles opportunités. Il ne s’agit certainement pas que d’une tendance éphémère, mais bel et bien d’une nouvelle option qui devrait s’inscrire dans le temps, et que tous les acteurs devront désormais prendre en compte.