Il est illusoire de penser que le simple fait d’utiliser un outil RH puisse transformer une entreprise en profondeur. Plus de 7 projets de transformation sur 10 finissent même en vrai fiasco : bugs, processus fastidieux, coûts élevés, logiciels complexes à utiliser ou qui fonctionnent mal avec les autres outils utilisés par l’entreprise…

Comment éviter ces écueils ? Voici 5 conseils pour réussir votre projet de digitalisation des processus RH.

1- Ne pas chercher à tout transformer d’un coup

Une entreprise qui cherche à automatiser ses processus RH est avant tout en quête d’efficience. On distingue alors plusieurs cas de figures. D’un côté, les PME récentes qui investissent d’emblée dans des outils pour forger leurs processus et accompagner leur croissance. De l’autre, des entreprises plus établies qui cherchent à optimiser leurs méthodes sans nécessairement savoir par où commencer ou comment faire. Enfin, les sociétés qui possèdent déjà un panel d’outils mais qui n’en sont pas satisfaites.

Dans chacune de ces situations, il est essentiel de procéder à une réflexion de fond. Il convient ici de cartographier ses processus :

  • Quelles sont nos méthodes ?
  • Qu’est-ce qui fonctionne ?
  • Qu’est-ce qui pourraient être amélioré ou simplement supprimé ?

Cet exercice permet d’identifier rapidement les chantiers à prioriser. En effet, plutôt que de bouleverser toute l’organisation administrative de l’entreprise (et ainsi risquer de la fragiliser), il faut se concentrer sur ce qui est le plus urgent.

Des éditeurs de logiciels RH comme Lucca proposent par exemple de construire un SIRH “à la carte” pour répondre à des besoins précis.

Les entreprises commencent généralement par automatiser la gestion des congés et absences avant de s’équiper davantage. Elle représente en effet une lourde charge pour les RH et les bénéfices de son automatisation sont presque immédiat.
Tristan Goguillot, directeur des solutions de congés et absences chez Lucca

2- Choisir un outil qui a déjà fait ses preuves

Certaines entreprises prennent le parti de concevoir un outil sur-mesure plutôt que d’opter pour un logiciel existant. Entre le cahier des charges à écrire, le choix du prestataire, le temps de conception puis de déploiement dans l’entreprise… Entreprendre un tel projet est un processus à la fois coûteux et chronophage.

Ne vous croyez pas uniques. Les entreprises rencontrent des problématiques similaires quant à la gestion de leurs processus RH. Il est ainsi préférable de choisir un outil qui a fait ses preuves. Faites un tour sur les plateformes d’avis en ligne comme Trustpilot. Les utilisateurs notent leur expérience avec des logiciels RH et détaillent les problèmes qu’ils rencontrent.

Autre avantage d’un outil SaaS du marché : l’évolution constante des outils. Les éditeurs de logiciels RH éprouvent leurs logiciels selon les besoins des clients et les réglementations en vigueur. Plus besoin de faire de mises à jour ou de devoir réfléchir à des solutions de contournement pour que le logiciel fasse ce que vous souhaitez.

Enfin, les éditeurs accompagnent des milliers d’entreprises dans leur projet de refonte des processus. Leur expertise métier est une valeur ajoutée dont il serait dommage de se passer dans votre projet de transformation de l’entreprise.

3- Soigner l’intégration des outils RH dans son système d’information

Les entreprises utilisent traditionnellement une multitude d’outils (fichiers Excel, formulaires papier ou en ligne…) pour leur gestion administrative. Ces logiciels ne sont pas nécessairement conçus pour bien communiquer ensemble, ce qui augmente parfois la charge des collaborateurs :

  • ressaisies dans les logiciels de comptabilité ou de paie,
  • traitement des erreurs de report,
  • mise à jour des données dans les documents…

Le SIRH permet de limiter le nombre d’outils utilisés. Cependant, il est judicieux d’impliquer d’emblée la direction des systèmes d’information de l’entreprise dans son projet d’équipement pour assurer sa bonne intégration et éviter les couacs techniques. Un partenaire intégrateur ou l’éditeur du SIRH peuvent également vous accompagner sur cette question.

Il est recommandé de privilégier autant que possible des outils proposant des solutions d’intégration : API ouvertes, exports dans des formats personnalisés…

4- Impliquer les utilisateurs finaux dans le choix de l’outil

L’un des principaux freins à la transformation numérique n’est pas l’outil en tant que tel, mais le fait qu’on oublie généralement de penser à l’essentiel lors de sa conception : la personne qui va devoir l’utiliser.

Un bon logiciel RH est un outil qui se fait oublier, qui ne doit en aucun cas représenter un effort pour son utilisateur. Il doit être :

  • facile d’accès,
  • simple à déployer dans une entreprise,
  • ne pas nécessiter de formation pour l’utiliser,
  • offrir une expérience distincte aux différentes personnes qui devront le manipuler (salarié, manager, administrateur).

Une bonne pratique consiste à impliquer les utilisateurs dans le choix de l’outil. Organisez des tests utilisateurs, demandez-leur leurs avis… Vous assurerez ainsi la cohérence de votre projet avec les besoins opérationnels des salariés.

5- Anticiper les changements d’organisation de son entreprise

Nous l’avions évoqué dans un précédent article, les crises sont de véritables accélérateurs de transformation des entreprises. La crise sanitaire du COVID-19 a par exemple poussé plus de 6 millions de salariés à travailler depuis leur domicile, sans que cette organisation n’ait pu être anticipée par les entreprises.

Les sociétés qui se sont les mieux adaptées sont celles qui avaient déjà eu une réflexion de fond sur le travail à distance et digitalisé leurs processus RH. Pensez à prendre en compte les différents modes d’organisation dans vos critères de choix. Vous aurez par exemple besoin d’outils accessibles via une simple connexion internet, d’accès sécurisés, etc.

En résumé

  • Identifiez vos chantiers et automatisez progressivement vos processus RH
  • Choisissez un outil du marché testé et approuvé par d’autres entreprises
  • Impliquez la DSI dans votre projet d’équipement pour assurer sa bonne intégration
  • Collectez les besoins de vos collaborateurs et organisez des tests utilisateurs en interne avant de choisir un outil
  • Concevez votre projet de sorte à anticiper les changements d’organisation (télétravail, croissance de l’entreprise…)