Au quotidien, une entreprise reçoit des dizaines et parfois même des centaines de mails. Des questions sur un produit, des relances de fournisseurs, des mails internes… Il est parfois difficile de s’y retrouver, et encore plus dans les mails clients. « Quelqu’un a-t-il répondu à ce mail ? » ou « Pourquoi deux mails différents ont été envoyés à xxx ? » sont des réflexions qui peuvent arriver. Afin d’éviter ce problème, je vous propose de découvrir une boîte de réception partagée, Helpwise. Un outil de collaboration qui aide les équipes à gérer les clients, les ventes et les mails internes grâce à une interface similaire à Gmail.
Répartissez la charge de travail et collaborez de manière efficace !
La force d’Helpwise réside dans le fait que l’outil ne se limite pas aux mails et permet la création d’une boîte de réception partagée pour les SMS et WhatsApp. La connexion à l’outil est très simple. Il suffit de vous créer un compte, inviter les membres de votre équipe et paramétrez les boîtes de réception partagées. Vous pouvez choisir d’envoyer des mails depuis votre propre domaine, ou depuis les serveurs Helpwise.
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Pour ajouter les personnes de votre équipe, il faut aller dans « Manage », puis ensuite « Utilisateurs ». Pour chacun, il est possible de personnaliser les permissions. À noter, chaque membre aura son propre login pour accéder à la même adresse mail.
Une fois sur l’outil, toutes les boîtes de réception apparaîtront. Vous aurez rapidement un aperçu du nombre de mails, des mails assignés, des mails non assignés ou encore des brouillons.
Gagnez en productivité en automatisant des tâches !
Lorsque vous rédigez un nouveau mail via Helpwise, vous retrouvez les fonctionnalités traditionnelles d’un mail, à savoir l’ajout de lien, la mise en page ou la possibilité d’ajouter des réponses sauvegardées. Au sein d’Helpwise, vous pouvez créer des réponses personnalisées, via la section « Replies ».
Dans l’onglet « Règles », il est possible de définir des règles comme : si un email provient de xxx alors xxx, ou bien si l’objet d’un mail contient tel mot, alors l’assigner à telle personne.
Grâce à Helpwise, lorsque vous ouvrez un mail, vous pouvez voir qui le regarde en même temps et assigner ce dernier à un membre de votre équipe. De cette manière, deux réponses différentes ne seront pas envoyées à la même personne. Il est également possible d’ajouter des tags sur des mails, des notes ou encore de discuter en temps réel, via un fil de discussion.
Via la section Analytics, vous obtenez un aperçu du nombre de mails sortants et entrants, et observez qui sont les membres de votre équipe qui répondent le plus, le taux de réponse etc.
Enfin, Helpwise s’intègre à d’autres outils, comme Hubspot, Shopify, Slack, Zapier ou encore Zoho.
Il est également possible de profiter de l’outil sur votre smartphone, via une application mobile et ainsi suivre vos différentes boîtes de réception, peu importe où vous êtes !
Accédez à Helpwise à vie pour moins de 50 dollars
Récemment mis en avant sur Appsumo, Helpwise s’avère être un outil pratique pour la gestion du service client. Il est ainsi possible de profiter de l’outil à vie, à des prix intéressants et surtout via un paiement unique.
L’offre Single à 49 dollars au lieu de 2294 dollars, permet de profiter de 5 boîtes de réception partagées et 5 centres d’aide. Double à 98 dollars et non 4416 dollars donne accès à 10 boîtes de réception et 10 centres d’aide. Enfin, la dernière offre, Multiple normalement à 6144 dollars, mais proposée à 147 dollars, permet la création de 15 boîtes de réception partagées et 15 centres d’aide.