Même si les chiffres sont encore faibles, le télétravail et le nomadisme s’installent de plus en plus dans la vie des entreprises. S’adaptant toujours plus à nos modes de vie et à nos nouveaux moyens de communication, le travail en entreprise mute et change de visage pour suivre les nouveaux besoins. Dans un but toujours renouvelé de productivité et de praticité, le collaborateur n’est plus un élément indéboulonnable d’un poste de travail fixe, assujetti à des horaires de bureau : il peut désormais se déplacer, travailler de chez lui ou depuis un autre siège sans que ses tâches ni ses liens avec les autres salariés n’en soient impactés. Malgré cette volonté de suivre la mobilité de ses collaborateurs et d’offrir toujours plus de flexibilité, l’entreprise n’a jamais autant misé sur le travail collaboratif : elle a bien compris que l’humain est la véritable puissance derrière une société, et que la réunion des compétences, le partage des informations et la collaboration menaient à une meilleure productivité. Mais pour cela, il faut aussi disposer des bons outils !

Un partage des informations performant

Le travail à distance ou télétravail est de plus en plus plébiscité par les salariés en France. Selon les chiffres publiés par le ministère du Travail, ce sont 61% des collaborateurs qui aspirent à travailler à distance, alors que pour l’instant seulement 17% d’entre eux en ont la possibilité. La mise en œuvre du télétravail est rendue possible grâce à l’installation d’outils collaboratifs. Il est en effet crucial que les équipes puissent continuer à communiquer efficacement malgré la distance, et surtout, que le partage des données soit sécurisé.

Le succès de ces nouveaux modes de travail a entraîné l’apparition d’outils collaboratifs généralistes, et d’autres très ciblés. Certains sont même disponibles gratuitement en ligne, ce qui en facilite l’accès notamment pour les petites entreprises. La gratuité n’est toutefois pas un critère déterminant dans le choix d’un outil collaboratif, ou du moins pas le seul. En effet, pour que la mise en place d’un tel mode d’organisation dans l’entreprise soit efficace, il est essentiel de s’intéresser aux fonctionnalités précises du logiciel.

La sécurité des données : un enjeu majeur

Parmi les contre-arguments des entreprises face au télétravail, on trouve souvent la crainte de voir leurs données se promener hors de leur contrôle, augmentant ainsi les risques de vol, de perte ou de nuisance. Le choix d’une plateforme de travail collaboratif gratuite, et souvent non sécurisée, ou d’un logiciel de transfert de données grand public gratuit augmente en effet ce risque : si la solution est gratuite, c’est très souvent qu’elle n’offre pas autant de fonctionnalités et de sécurité qu’une solution payante. Les solutions libres ont souvent un espace limité à attribuer à leurs utilisateurs, et font donc régulièrement le ménage dans les documents stockés gratuitement en ligne. On imagine sans peine à quel point cette disparition aléatoire de fichiers ou ces erreurs de transfert peuvent impacter le travail.

Et le stockage dans le cloud ?

Tout l’intérêt d’un outil collaboratif est de permettre aux collaborateurs de l’entreprise d’accéder aux documents de travail à tout moment, et où qu’ils soient. Outre cette facilité, il doit aussi garantir que ces fichiers soient régulièrement mis à jour afin d’éviter les erreurs. Ainsi, il est essentiel de privilégier un outil assurant la modification et la synchronisation de tous les documents.

À l’heure où les solutions “cloud” de travail collaboratif connaissent un succès grandissant pour leur praticité, leur accessibilité et leur disponibilité, il faut tout de même accorder une attention particulière à la sécurisation des données. Si les échanges et le stockage des documents en ligne sont particulièrement efficaces avec le cloud, la menace cybercriminelle reste une réalité. L’outil collaboratif même dématérialisé doit donc disposer de barrières et de protections pour filtrer l’accès aux données. Il s’agit de gérer les accès contre les “intrus”, mais aussi de distribuer les permissions d’accès selon le degré d’accréditation du collaborateur qui en fait la demande.

Une communication fluide entre les équipes

Le travail à distance donne la possibilité aux membres d’une même équipe de travail de travailler ensemble… chacun de son côté. Les déplacements ou le fait de se trouver dans différentes zones géographiques ne constituent donc plus des freins au travail en équipe. On le sait, la communication entre les équipes est le premier facteur de succès dans la mise en œuvre de ce mode de travail. Donc, un bon outil collaboratif est avant tout un outil qui permet une communication fluide et facilitée entre les équipes de travail.

Lorsqu’on utilise un logiciel inadapté, les données sont souvent éparpillées dans un ensemble de conversations ou dans de multiples dossiers. Devoir chercher un fichier précis dans l’historique de nombreux échanges, le modifier, supprimer des versions obsolètes, le renvoyer aux collaborateurs concernés, s’assurer que tout le monde a bien les mêmes informations… tout cela augmente les chances pour que certaines informations essentielles soient noyées dans l’ensemble et perdues à un moment ou un autre. Un bon outil collaboratif doit pouvoir permettre la centralisation des conversations d’une part et celle des documents de l’autre.

Un ou des outils collaboratifs d’entreprise ?

Il n’y a pas un, mais plusieurs outils collaboratifs qui ciblent chacun un besoin de l’entreprise pour faciliter le télétravail et le nomadisme. À noter qu’il s’agit d’une liste non exhaustive et que la meilleure solution pour installer les bons logiciels reste de se faire conseiller par un professionnel en la matière.

La gestion de projet

Les outils collaboratifs de gestion de projet sont des « must-have » pour toute entreprise désirant promouvoir ou faciliter le télétravail. Ils peuvent prendre la forme d’une plateforme Saas, c’est à dire un logiciel accessible via internet pour tous les membres de l’équipe. Avec ceci, il sera possible d’organiser le planning et d’effectuer un suivi précis et chronologique des tâches de chacun. Les plus complets permettent notamment de partager et de synchroniser les documents de travail ainsi que d’intégrer d’autres petits outils de productivité comme des étiquettes pour indiquer le taux de complétion d’une tâche.

Les outils de communication

La communication à distance dans le cadre du télétravail est particulièrement importante : il est donc indispensable de prévoir un outil avec lequel les équipes, mais aussi les managers puissent échanger de manière productive. La plateforme collaborative en ligne fait partie des solutions les plus utilisées en raison du fait qu’elle regroupe ces fonctionnalités, comme l’appel vidéo, la messagerie instantanée, la messagerie privée, etc.

Il existe également des solutions web avec lesquels il est possible d’organiser et surtout de dématérialiser les réunions de travail, les documents de compte-rendu, etc.

La gestion des ressources numériques

Le recours à un mode de travail où les équipes travaillent à distance entraîne forcément une dématérialisation à grande échelle de tous les documents. Comme on l’a évoqué, les fichiers numériques doivent aussi pouvoir être stockés de manière sécurisée. Et c’est là que l’outil de gestion des ressources numériques entre en jeu, puisqu’il permet non seulement de stocker, mais aussi de valoriser les informations : l’utilisateur perçoit immédiatement si de nouvelles versions sont en ligne, par qui le fichier a été modifié, qu’est-ce qui a été modifié exactement, etc. : tout le monde dispose des dernières versions et peut avancer ensemble.

Pour que ce mode de travail soit productif, il est en effet essentiel que tous les actifs soient exploités au mieux afin d’éviter la perte de données, mais aussi pour optimiser leur efficacité.