S’il est une réponse qui revient le plus souvent quand on interroge un dirigeant d’entreprise sur ses principaux problèmes, c’est bien le manque de temps. Le manque de temps fait partie intégrante du quotidien de tout dirigeant d’entreprise. La journée ne semble pas assez longue pour mener à bien les tâches quotidiennes. Ce n’est cependant pas une fatalité.
Une bonne organisation et certaines habitudes peuvent libérer plus de temps qu’on ne pourrait le croire.
Mais il existe aussi des moyens d’optimiser son temps au travers d’outils et de services.
Il n’est pas forcément nécessaire de travailler plus longtemps il suffit souvent… de travailler mieux, et de savoir déléguer les tâches les plus chronophages ou sans valeurs ajoutées.

Utiliser des outils de gestion de projet

Le diagramme de Gantt, et la méthode Kanban sont des outils bien connus de l’industrie et des chefs de projet.
Le diagramme de Gantt, inventé par un ingénieur du même nom, permet de décomposer un projet puis d’ordonner et d’organiser les différentes tâches entre elles selon le temps nécessaire pour les mener à bien. Il est toujours à l’heure actuelle, un des piliers des nombreux logiciels de CRM.
La méthode Kanban était utilisée pour optimiser le process de production afin de rendre sa gestion plus efficace et de mieux gérer les stocks. Cette méthode a été inventée au Japon pour l’industrie automobile.
Des applications comme Trello (un outil collaboratif) sont basées sur cette méthode.
Ces outils permettent de visualiser et de répartir les différents flux de travail, afin de limiter et de prioriser le nombre de tâches en cours.

Les avantages d’être détenteur d’une carte business

Certaines cartes business procurent, en plus des habituelles assurances, des services pouvant faire gagner du temps aux dirigeants d’entreprise. Par exemple, les cartes business d’American Express proposent une large gamme de service premium :

  • Conciergerie premium 7j/7 et 24h/24, partout dans le monde
  • Outils de gestion et de centralisation des notes de frais
  • Outil de reporting des dépenses
  • Service gratuit d’alertes par mail ou SMS pour le suivi et la gestion des comptes bancaires

Planification et gestion de l’emploi du temps

C’est une étape primordiale pour optimiser votre temps. Vous devez décomposer les tâches à faire selon cette classification :

  • Les tâches importantes et urgentes (celles sur lesquelles vous devez vous concentrer)
  • Les tâches importantes mais non urgentes (des tâches à répartir dans votre emploi du temps)
  • Les tâches urgentes mais peu importantes (non stratégiques, à déléguer)
  • Les tâches ni importantes ni urgentes (à déléguer en priorité)

Savoir déléguer

Les dirigeants de PME notamment, ont souvent des problèmes pour déléguer certaines tâches. Vous pensez être le plus qualifié pour réaliser des tâches qui semblent urgentes. C’est une erreur que beaucoup de dirigeants d’entreprises commettent.
Que ce soit à des collaborateurs ou en externe à des prestataires, il est essentiel de déléguer :
Les tâches chronophages et avec peu de valeurs ajoutées (comptabilité, administratif, gestion des appels entrants)
Les tâches pour lesquelles vous n’avez pas une réelle expertise.

Les moyens de gérer votre temps de manière optimale sont nombreux. N’oubliez jamais cette vérité sous forme de lapalissade, si vous manquez de temps c’est que vous en faite trop.