Dans toute organisation, individuelle ou collective, la dématérialisation des tâches constitue un véritable moyen pour gagner du temps, être efficace, et faire des économies substantielles. Par exemple, lorsque le manager doit imprimer une kyrielle de documents en vue de les signer puis de les scanner à nouveau, une signature électronique peut lui permettre de se consacrer à d’autres tâches ayant une plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. D’ailleurs, la signature sous forme électronique est devenue un bon moyen de gagner du temps, d’où tout l’intérêt qu’elle suscite.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Comme l’expression l’indique, c’est une solution électronique qui permet d’apposer des signatures sur divers documents, sans avoir à dépenser en feuille de papier ou à utiliser un stylo conventionnel. Ce type de signature se fait au moyen d’un terminal numérique ou en ligne. C’est une solution très facile d’utilisation, ce qui explique entre autres le succès qu’elle connaît. La signature électronique a révélé toute son utilité dans des situations telles que :

  • la vente à distance ;
  • le mandat international ;
  • les contrats internationaux ;
  • la communication interne dans les entreprises ;
  • etc.

Le but est de simplifier les formalités pour les clients, pour les entreprises ou administrations, de manière que l’on ne soit plus obligé d’imprimer un quelconque document.

Pourquoi la signature électronique se démocratise-t-elle ?

Face aux divers changements d’usages induits par l’Internet, il est aujourd’hui indispensable pour les organisations, de faciliter leurs échanges en ligne, tout en leur donnant une pleine valeur juridique. C’est dans cette optique que la signature électronique a été créée pour donner une valeur probatoire aux actes effectués au moyen du net ou entre deux partenaires distants. L’arrivée de la signature électronique s’inscrit ainsi dans le processus de dématérialisation en cours dans les entreprises depuis 2001 en France.
Si elle se démocratise, c’est parce que cette nouvelle forme de signature présente un certain nombre d’avantages pour l’utilisateur. Premièrement, le gain de temps qu’elle offre est un véritable gage d’optimisation des tâches dans une entreprise. Cela a un véritable impact sur les ventes dans les entreprises commerciales, facilite les échanges et améliore les taux de transformation. La signature électronique a aussi l’avantage de présenter moins de risque d’erreurs et moins de contraintes pour l’entreprise.
Un autre avantage de la signature sous forme électronique, c’est qu’elle donne aussi une meilleure sécurisation des dossiers, afin de pallier les problèmes juridiques ou financiers qui peuvent être parfois causés par la disparition d’une pièce justificative importante. De même, un tel dispositif permet à une entreprise commerciale ou à un cabinet de booster ses ventes ou ses services et d’améliorer par la même occasion, son image de marque.
Il faut noter qu’il y a également l’avantage de réaliser des économies étant entendu que la signature électronique est un levier d’économies sur les fournitures de papier. Le gain d’espace qu’il offre dans un bureau n’est pas à négliger. C’est donc une bonne solution adaptée aux entreprises et organisations.

Comment fonctionne une signature électronique ?

Un dispositif de signature numérique requiert la mise en place d’un système de sécurité informatique faisant appel à la cryptographie. C’est une opération invisible pour l’utilisateur qui, de son côté, doit utiliser un logiciel ou un terminal numérique pour traiter son document. Le procédé est en vue dans le milieu commercial. Les professionnels tels que les assurances ou les banques, utilisent parfois la signature électronique lors des souscriptions en ligne. Pour finaliser son opération, l’utilisateur reçoit sur son téléphone, un code qui lui permet de faire la validation.
Tous les contrats numériques peuvent être signés électroniquement. Il peut s’agir d’un avenant ou d’un devis. La question qu’il convient de se poser par contre est : est-ce qu’une telle signature est reconnue par la loi.

Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?

Une signature sous forme électronique est une transposition numérique de la signature manuscrite. Il ne s’agit pas de scanner la signature manuscrite. Elle permet de garantir l’identité du signataire puis, l’intégrité et la provenance du document. La signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite classique.
Depuis juillet 2016, la règlementation eIDAS fixe les critères à observer pour qu’une signature à caractère électronique soit valide au sein de l’Union européenne. Il n’y a donc pas de doute que lorsque ces règles de fond et de forme sont respectées, cette signature a, de fait, la même valeur qu’une signature sur papier.