La gestion administrative des congés et des notes de frais est souvent très chronophage. Gérer une entreprise vous demande déjà beaucoup de temps et d’investissement, alors il peut être intéressant de gagner du temps sur ce genre de tâches. Découvrez comment simplifier ces démarches grâce à la solution Mon Intranet, un logiciel SaaS qui vous sera utile.

Mon Intranet simplifie la gestion des notes de frais et des absences

Vous êtes salarié ? Vous le savez bien, vous passez souvent trop de temps à effectuer des tâches administratives. Que ce soit pour remplir une note de frais ou poser une demande de congés, vous perdez un temps précieux à soumettre et suivre votre demande. Votre manager n’a pas le temps de la traiter ou pire il ne sait plus où elle est passée. Bref, c’est une source de problèmes et d’erreurs dans l’entreprise au quotidien.

Heureusement, des solutions existent pour faire face à cette situation. C’est notamment le cas de Mon Intranet, une solution de gestion en ligne des congés et notes de frais présente sur le marché depuis près de 10 ans. Cette solution met en oeuvre la dématérialisation des processus RH.

Dématérialiser, oui mais dans quel but ?

La dématérialisation passe par la digitalisation des processus. Il s’agit de remplacer un formulaire papier traité manuellement par un formulaire web géré informatiquement. Outre l’économie en papier, toujours bonne à prendre pour l’environnement, la digitalisation permet de gagner un temps précieux dans la saisie, le suivi et le traitement des demandes.

Si vous prenez par exemple le cas des congés, avant la digitalisation, la feuille de demande de congés devait être remplie, puis signée pour enfin être pointée et classée. À présent, tout cela se fait en quelques clics de souris et demande au total moins de 2 minutes. Il n’y a plus de temps perdu et plus de demande égarée !

La dématérialisation permet donc d’améliorer la productivité des salariés mais aussi de fiabiliser la gestion des tâches administratives.

Avec le SaaS, finies les mises en oeuvre compliquées

Vous avez entendu parler du SaaS ? Il s’agit du Software as a Service. C’est un mode de commercialisation des logiciels très répandu depuis des années. Au lieu d’acheter une licence coûteuse qu’il faudra mettre à jour régulièrement, l’entreprise souscrit à un abonnement à un service en ligne.

Ce service en ligne comprend notamment toute la gestion de la partie technique : installation, hébergement de la solution, maintenance technique et mises à jour. Grâce à cela, l’entreprise n’a plus à se soucier des aspects techniques qui nécessitent des compétences particulières. Tout est pris en charge par l’éditeur de la solution. Cela revient à louer un service clé en main plutôt que d’acheter un logiciel qu’il faut ensuite installer et maintenir. Le gain de temps dans la mise en oeuvre est considérable.

Le client peut commencer à utiliser la solution très rapidement, en quelques jours là où cela prenait des mois auparavant.

Gestion des congés RH

 

La gestion des congés au quotidien

La gestion des congés peut être un vrai casse-tête pour le manager. Les challenges sont nombreux. Mon Intranet l’aide à y faire face.

Le salarié qui accumule ses droits à congés

Grâce au tableau de suivi des soldes des membres de son équipe, le manager voit à tout moment le nombre de jours que chaque salarié doit poser avant la fin de la période. Ainsi, il peut les sensibiliser au risque de perte des droits à congés s’ils ne planifient par leurs vacances à temps.

Le report de congés est possible d’une période à l’autre, à condition que l’entreprise accepte cette pratique qui est une souplesse de gestion et non une obligation légale.

Les salariés qui veulent tous partir en même temps

Avant la dématérialisation, les conflits entre salariés pour la prise de congés n’étaient pas rares. La notion de premier arrivé, premier servi pouvait en effet engendrer des discussions puisqu’un formulaire papier n’est pas horodaté. Avec la solution en ligne, chaque demande posée est datée. Ainsi, il est possible de savoir qui a soumis sa demande en premier. En outre, le salarié et son manager ont accès au planning de l’équipe qui permet de visualiser les absences de chacun. Ceci évite de poser une demande lorsque tout le monde est parti.

La demande qui s’est perdue

Le papier, c’est bien connu, cela termine au mieux sous une pile et au pire dans la poubelle. La demande informatique est beaucoup plus facile à retrouver, il est impossible de l’égarer. Ceci permet d’éviter les difficultés liées aux demandes papier qui se perdent.

Le fastidieux travail de pointage

Pointer des formulaires papier, cela peut prendre du temps, beaucoup de temps, surtout s’il y a de nombreux employés dans la société. Grâce à la gestion informatique, ce travail est grandement simplifié. Chaque mois, le responsable de la paie exporte les demandes de congés. Il n’a alors plus qu’à les injecter dans son logiciel de paie. Outre le temps gagné, le risque d’erreurs est considérablement réduit.

Intranet ressources humaines

 

Les enjeux de la mise en oeuvre d’un SIRH

Le système informatique de gestion des ressources humaines, autrefois réservé aux grands groupes, est maintenant accessible aux PME. La quête de l’amélioration de la productivité passe par la simplification. La digitalisation des processus RH dans le SIRH permet d’atteindre cet objectif.

Le coût d’acquisition peut être un frein. Mais avec le SaaS, il n’y a pas de coût caché. Le budget annuel lié à ce service est fixe et connu à l’avance. Le temps gagné par les employés et la réduction des erreurs permettent de compenser le coût de l’abonnement au service logiciel.

Autre frein, la mise en oeuvre qui est souvent anticipée comme étant complexe. En réalité, elle ne demande aucune compétence technique puisque l’éditeur prend en charge ces aspects. Ainsi, le projet est rapidement implémenté, le plus souvent en quelques jours.

Au final, ce type de solution fluidifie les échanges et améliore la communication.