Tribunes

PME : choisir les bons outils pour optimiser le fonctionnement de votre entreprise

Par Guillaume Broutart, Directeur France, Teamleader

Avec la baisse des coûts technologiques, les outils pour simplifier les opérations des entreprises ne sont désormais plus l’apanage des grandes entreprises, mais totalement à la portée des petites entreprises. Cependant, face à une offre logicielle pléthorique, déterminer quels outils sont réellement utiles pour son entreprise devient complexe.
Qu’est-ce qui réellement distingue un bon d’un mauvais outil ?

Tour d’horizon des priorités à prendre en compte, au moment de faire son choix.

Définir ses priorités

Définir la bonne gamme d’outils est la meilleure méthode pour faire grandir et prospérer son entreprise. Se poser les bonnes questions permettra d’y voir plus clair et d’y parvenir:

  • Quels sont nos principaux processus fonctionnels ?
  • Quels sont ceux qui peuvent être améliorés grâce aux outils ?
  • Quelles fonctionnalités nous faut-il exactement ?
  • Quels outils utilisons-nous pour l’instant ?
  • Comment intégrer un nouvel outil avec un autre logiciel ?
  • Combien cela coûtera-t-il ?

Les réponses à ces questions fourniront une base objective sur laquelle choisir les outils qui pourront faire progresser son entreprise.

Suivent ces  éléments-clés à prendre en compte dans ce choix :

L’Évolutivité

Investir dans un logiciel qui apporte une réponse à ses problèmes actuels est important. Mais ce même logiciel sera-t-il à même d’évoluer au rythme de son entreprise pour répondre à ses futurs besoins ? Permet-il de souscrire à de nouvelles fonctionnalités, d’intégrer d’autres outils et peut-il être accessible aux nouveaux départements de l’entreprise ? En cas de déploiement futur de l’équipe de vente, cette technologie pourrait-elle évoluer sans difficulté et intégrer ces éventuels nouveaux utilisateurs ?

L’évolutivité est également synonyme de flexibilité des coûts. Une start-up ne dispose naturellement pas des mêmes ressources qu’une entreprise établie. Que l’activité de l’entreprise augmente ou diminue à l’avenir, le logiciel choisi doit être capable d’adapter ses fonctionnalités en fonction de vos priorités et de votre budget.

L’Efficacité

Des processus simples, une interface utilisateur propre, un excellent service client peuvent changer la vie d’une petite entreprise, bien plus qu’un logiciel bourré de fonctionnalités, mais bancal et qui n’aurait pas été pensé pour une petite entreprise. Plutôt que de faire une longue liste de fonctionnalités, focalisez-vous donc sur vos besoins principaux dans le choix de votre logiciel professionnel, et déterminez si le logiciel correspond à votre entreprise à ce niveau. Les start-ups et petites entreprises ont besoin d’outils qui ont été conçus pour eux.

Un logiciel d’entreprise n’est pas uniquement complexe et coûteux, il est également généralement peu adapté aux besoins des petites entreprises. Petites entreprises qui ont des ressources limitées en termes de budget et de nombre d’employés. La plupart n’ont pas de service informatique en interne pour gérer l’intégration et la gestion d’un logiciel d’entreprise. Le logiciel retenu doit donc avant tout être accessible et facile à utiliser.

L’Intégration et la personnalisation

Un logiciel simple à intégrer garantit efficacité, transparence et aide à la prise de décisions plus éclairées. C’est la raison pour laquelle votre nouveau logiciel doit impérativement pouvoir s’intégrer avec les principaux outils déjà utilisés par votre entreprise. Des outils tels que :

  • Un logiciel de comptabilité
  • Une plateforme d’automatisation marketing
  • Un CRM
  • Un logiciel d’analyse Web

Certains logiciels pour entreprise offrent toutes ces possibilités et bien plus. Mais ces outils sont non seulement trop chers pour les petites entreprises, ils sont également trop difficiles à intégrer et gérer. C’est pourquoi, au moment de choisir votre logiciel d’entreprise, il est important de déterminer vos besoins clairement afin de pouvoir vous focaliser sur ces fonctionnalités principales.

Et pour chaque entreprise, petite comme grande, ces besoins sont différents. C’est pourquoi la personnalisation est l’autre élément clé. Pour illustration, si vous adoptez un outil CRM pour gérer vos contacts et vos ventes : il est primordial de pouvoir ajouter des champs personnalisés, des filtres et des tags à chaque étape de vos processus de vente afin de vous aider à mieux gérer votre entreprise, comme vous le souhaitez.

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