La suite Google Docs a réellement transformé le travail collaboratif. Sans exagération, il suffit de se rappeler les multiples envois et versions de documents. Parfait pour se perdre, faire une erreur et compliquer une mission. Quand la suite Google Docs est sortie avec les logiciels Docs, Sheets et Slides, j’étais étudiant et les travaux de groupe étaient légions. L’interface collaborative était parfaite et son intégration avec les autres outils et logiciels bien pensés : les exports aux formats Microsoft Office ou Adobe, le stockage sur Drive et le partage avec Gmail.
Ci-dessous, une infographie avec 16 fonctionnalités et astuces présentes dans Google Docs qui permettront d’apprécier encore plus l’interface et d’optimiser son utilisation. Au programme :
– la saisie vocale,
– l’affichage des raccourcis,
– mentionner et notifier un collaborateur (document et email),
– naviguer plus facilement dans les longs documents,
– convertir un document Word en Google Docs,
– retrouver une ancienne version,
– chercher directement dans un navigateur web,
– insérer des liens,
– travailler sur Google Docs même en hors ligne,
– créer une table des matières,
– traduire un document,
– ajouter des mots dans l’outil dictionnaire,
– créer une signature,
– configurer ses propre raccourcis.
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L’infographie présente également des modules complémentaires (add-on) comme DocSecrets qui permet de crypter un document et de le partager (et révéler) seulement à certains collaborateur. Pratique pour les personnes pensant que Google Docs est trop « ouvert » et non sécurisé.
