Knowledge Management : comment gérer le savoir de son entreprise ?

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Savez-vous combien de temps vous perdez en moyenne à rechercher de l’information au sein de votre entreprise ? Selon l’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information papier ou numérique sans la trouver. Cela équivaut donc à une journée de travail de perdue par semaine. Une perte énorme si on multiplie ce chiffre sur un mois voire une année.

Ils ont aussi observé qu’une entreprise sur quatre sait qu’il lui faudra au moins un mois pour retrouver l’ensemble des documents nécessaires en cas d’audit. Et plus une entreprise vit, plus elle accumule de données, donc cela ne va jamais en s’améliorant. Il faut alors trouver une solution pour organiser tout ce savoir et ces connaissances.

D’où vient le problème ?

Le problème c’est que dans une entreprise on a souvent plusieurs interfaces où chercher de l’information. Rien qu’au niveau numérique : intranet, serveurs partagés, internet, dossiers personnels, Cloud, Drive, Dropbox, mails… On pourrait continuer comme ça encore un moment. Alors nous voilà devant notre poste de travail, sachant que oui, nous avons besoin de quelque chose. Nous savons qu’elle est quelque part, mais où ? Et là c’est le moment redouté de la recherche. Trop d’interfaces qui sont souvent peu ergonomiques et à l’arborescence infinie.

Le Knowledge Management au secours des Entreprises

Le Knowledge Management, ou gestion des connaissances, c’est ainsi qu’on appelle aujourd’hui tous ces moyens qui nous permettent d’organiser, capitaliser les connaissances d’une entreprise. En d’autres mots, c’est la facilitation de la conservation et de la diffusion des informations d’une entreprise. Gérer la connaissance de son entreprise c’est aussi gérer toute son organisation. Etre organisé c’est optimiser sa productivité. Et en entreprise nous savons que le temps et l’argent sont très relatifs. Voilà pourquoi le concept du Knowledge Management devient de plus en plus nécessaire dans une société où nous courons tous après le temps.

Quelques techniques pour gagner du temps en Entreprise :

· Google Search Appliance (GSA)

Depuis 2002, Google a mis en place Google Search Appliance (GSA), un logiciel qui permet d’utiliser la technologie Google pour retrouver les documents internes de l’entreprise. Ainsi, plus besoin de passer par 3 ou 4 interfaces différentes pour trouver une information. Cependant Google arrête son activité dès 2018, une triste nouvelle pour toutes les entreprises qui utilisaient ce logiciel.

· Le Social Bookmarking

Le « Marque page social » est un système qui permet d’enregistrer des liens web utiles dans un groupe en réseau. C’est comme enregistrer une page dans nos favoris mais en plus « social ».

· Les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux n’ont pas qu’une portée personnelle. Nombreux sont ceux qui proposent de créer des groupes d’utilisateurs pour qu’ils puissent poster des documents, messages … En effet, les réseaux sociaux professionnels deviennent de plus en plus populaires.

· Bien organiser son poste de travail

Mettre en place des règles de classement avec une logique pour vous permettre de les retrouver au plus vite quand vous en aurez besoin. C’est chronophage au début mais plus tard vous vous en remercierez !

· Les solutions de Knowledge Management

Avec l’arrêt de GSA et le besoin constant de répondre aux besoins des entreprises, de nouvelles solutions de Knowledge Management apparaissent. Trouvez la solution intelligente et automatique qui vous permettra de gagner du temps et de l’énergie dans votre entreprise. Et vous, que feriez-vous avec une journée de plus par semaine ?

Cette tribune vous est proposée par :
Léa Munoz pour Wuha, la solution de Knowledge Management pour les entreprises. Moteur de recherche professionnel intelligent et automatique qui permet de retrouver tous les documents internes (intranet, serveurs…) et externes (liens web) sur une seule interface : Google.

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