Les plateformes de communication sont une tendance globale en forte croissance dans les entreprises de toutes tailles et tous secteurs. PwC estime que les entreprises investiront $907 milliards de dollars en plateformes de communication et collaboration chaque année jusqu’à au moins 2020, montrant clairement l’importance de cette tendance dans la transformation digitale. Malgré les grandes sommes d’investissement, beaucoup d’entreprises choisissent d’utiliser une option gratuite et ouverte pour leur communication interne: Whatsapp.

L’application de communication personnelle Whatsapp est très populaire et s’ouvre le chemin de l’environnement professionnel avec de plus en plus d’employés préfèrent le style de communication directe comme le chat. Avec plus d’un milliard d’utilisateurs actives, la majorité des employés l’utilisent pour communiquer avec leur famille et amis tous les jours, ce qui rend facile sa mise en place. Un grand avantage est le chat de groupe pour les équipes. Whatsapp est une forme facile de communication entre les différents bureaux et différentes équipes de travail au lieu des chaînes d’emails interminables. Cependant, il y a de gros inconvénients à l’utilisation de Whatsapp pour la communication d’entreprise que les directeurs de systèmes et communication doivent prendre en compte.

“Mélanger les informations personnelles et professionnelles peuvent conduire à de sérieux problèmes pour l’entreprise” dit Mariano Rodriguez, co-fondateur de Hibox, une app de collaboration visant à remplacer Whatsapp au travail. “En plus d’une possible fuite d’information confidentielle et de la distraction des employés, vous manquez une grande opportunité d’améliorer la communication entre vos collègues et la manière avec laquelle ils travaillent ensemble”.

Whatsapp, pour la majorité des utilisateurs, n’est pas seulement pour le travail. C’est surtout utilisé pour des conversations personnelles et des chats de groupes sans relation avec le bureau. Mélanger des groupes personnels et des groupes de travail peut être distrayant, embêtant, et dangereux. Partager l’information partout où la frontière entre personnelle et professionnelle est inexistante est loin d’être une forme de communication efficace et peut finir par un partage d’information professionnelle avec des personnes extérieures à l’entreprise. Une faille de Whatsapp a récemment mis plus de 200 millions d’utilisateurs à risque: tout ce dont un hacker nécessitait était le numéro de téléphone associé au compte pour accéder à l’information privée de conversations. Les dommages d’une telle attaque sur une entreprise de centaines d’employées serait catastrophique.

Aussi, Whatsapp n’offre aucun contrôle d’utilisateurs. Les admins n’ont pas de contrôle sur qui rejoint le groupe, et il n’y a pas la possibilité de retirer une personne d’un groupe si elle part de l’entreprise. Hibox au contraire donne un contrôle total de quels groupes sont créés et à quoi les utilisateurs peuvent accéder.

La perte d’information importante peut se produire facilement s’il n’y a pas la possibilité de réaliser des recherches d’historique. Le grand bénéfice de la mise en place d’un chat pour entreprise est que l’information et les idées soient partagées et prises en compte rapidement. Cependant sans une forme appropriée d’organisation de l’information, une grande confusion prendra place dans les groupes. L’unique échange de messages sur un nouveau projet ou une nouvelle idée ne veut pas dire que ce projet ou cette idée seront réalisés. Il y a besoin de tâches claires et concises associées à ces derniers, avec une date limite pour que tout soit effectué de manière efficace. Sans une gestion de tâches, Whatsapp ne vous permet pas d’organiser les actions en attente pour arriver aux objectifs souhaités et peuvent se convertir en distraction.

Une alternative directe à Whatsapp que les entreprises doivent évalué est Telegram, une plateforme de messagerie qui offre une plus grande sécurité et une meilleure expérience d’utilisateur. Tous les messages échangés sur Telegram sont cryptés, ce qui permet aux utilisateurs de protéger les secrets commerciaux et détruire des messages après un certain temps pour une information sensible. Une autre option est Hibox, une plateforme de messagerie pour entreprises qui intègre une gestion des tâches et la vidéoconférence dans le même outil. Avec Hibox les utilisateurs peuvent avoir tous les avantages d’une communication plus agile en combinant l’efficacité des outils de productivité pour que le brainstorming de chat de groupes se convertisse en tâches concrètes.

Pour éviter ces problèmes, mais aussi pour obtenir les avantages de la communication de type chat et collaboration, le premier objectif des CTO ou DSI est de trouver la plateforme bien pensée pour les entreprises. Les critères principaux doivent être l’usabilité, la facilité de mise en place, et que celle-ci soit centrée sur la productivité. Une plateforme de communication doit donner à l’utilisateur une expérience plus fluide, afin que tous les employées l’utilisent rapidement. De plus, elle doit proposer de multiples fonctionnalités intégrées, afin d’économiser sur l’usage d’outils externes similaires. Enfin et le plus important, la plateforme doit être créée pour être un outil de collaboration sécurisé, séparé de la communication personnelle et sans la possibilité que l’information confidentielle puisse s’échapper.

À Propos de l’entreprise:
La startup basée à Barcelone Hibox a pour mission de remplacer les plateformes de chat personnel non-sécurisées comme Whatsapp, que beaucoup d’entreprises ont commencé à utiliser comme “effort”de digitalisation, avec la première solution intégrée pour entreprise qui offre un chat interne sécurisé, une gestion des tâches, et la vidéoconférence dans le même outil.
À la différence de Whatsapp, Hibox donne aux administrateurs le contrôle total de qui peut créer des groupes et qui peut les rejoindre. Hibox organise automatiquement le contenu important comme archives, pour que les utilisateurs puissent le retrouver et y avoir accès facilement via le moteur de recherche de l’historique. Hibox contient un gestionnaire de tâche qui permet d’assigner des tâches à des collègues avec une date limite directement depuis le chat. Hibox aide plus de 10 000 équipes dans 23 pays à améliorer leur communication et augmenter leur productivité, avec des milliers les rejoignant chaque mois.